HÜCRE
İÇİNDE LİNK'LER
Excel
97'nin link özelliklerini kullanarak büyük hesap tabloları içerisinde
dolaşmanızı kolaylaştıracak kestirmeler yaratabilirsiniz. Örneğin A1 hücresine
tıkladığınızda aynı hesap tablosu dosyası içerisinde başka bir sayfanın A1000 hücresine
gitmek istediğinizi varsayalım. Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz
yeterlidir.
1.
Önce üzerine tıklanacak ve gidilecek olan hücreye gelin ve
link metnini yazın.
2.
EKLE menüsünden KÖPRÜ komutunu çalıştırın.
3.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda DOSYADAN BELİRLİ
KONUM seçeneğinin yanındaki GÖZAT düğmesine basın.
4.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde gitmek
istediğiniz hücrenin sayfa ve hücre adresini yazın.
5.
TAMAM düğmesine basın.
Seçmiş
olduğunuz hücre içerisindeki metnin aynen Web sayfalarındaki gibi altı çizgili
bir HYPERLINK durumuna geldiğini göreceksiniz. Üzerine tıkladığınızda
yukarıdaki satırlarda 4. adımda yazmış olduğunuz hücrenin ekrana getirileceğini
göreceksiniz.
KOŞULLU
TOPLAMA
Dizi
formülleri kullanarak bu istediğiniz işlemi kolayca başarabilirsiniz. Yan
taraftaki ekrandaki gibi bir hesap tablonuz olduğunu varsayalım Bu tabloda
gördüğünüz gibi, A sütununda firmanızda çalışan kişilerin isimleri yazıyor. B
sütununda ise kişilerin yanında değişik zamanlarda kazandırdıkları paralar
yazmakta. Bu liste aşağıya doğru uzayıp gidebilir, ben sadece birkaç örnek
giriş yaptım.
D
sütununda başlayan tabloda ise firma elemanının adı, hemen yanındaki E
sütununda da elemanın toplam olarak kazandırdığı para listeleniyor. E sütununa
girilecek olan formül aşağıdaki gibidir:
=TOPLA(EĞER(A1:A1000=D2;B1:B1000))
ancak
bu bir dize formülü olduğu için, formül yazıldıktan sonra ENTER değil CTRL +
SHIFT + ENTER tuşlarına basılarak girilmesi gereklidir. Aksi takdirde doğru
sonuç vermez. Formülü aşağıya doğru kopyalayıp, D sütununa değişik eleman
isimleri girerek elemanların kazandırdıkları toplam paraların otomatik olarak
yan taraflarına yazılması gerçekleştirilecektir.
Şimdi
de dikkat edilmesi gereken bir nokta, formülümüz A1:A1000 ve B1:B1000 arasında
geçerlidir. Bu yüzden eğer 1000 satırdan fazla bir listeniz varsa buradaki 1000
sayısını uygun şekilde değiştirmeniz gerekecektir. Formülümüz A sütunundan
aşağı doğru bakıyor, burada D sütununda yazılı olan metni bulduğunda yan
taraftaki hücrenin içeriğini (kazandırılan para) otomatik olarak toplama
ekliyor.
FORMÜLLERİ
YUVARLAMAK
SORU:
hesap tablolarında bölme çarpma gibi hesaplamalar yapıyorum. Sonuçların daha
düzenli görülebilmesi için sadece iki haneli görüntülenmesini istiyorum. Ama
hücre formatlaması ile değil! Sayıların gerçekten iki haneye yuvarlanmasını
istiyorum. Bunun için hangi formülü kullanmak gerekli?
Cevap:
yapacağınız işlem EXCEL'in =YUVARLA formülünü kullanmak. Bu formül
=yuvarla(yuvarlanacak
hücrenin adı;sıfırdan sonra basamak sayısı)
şeklinde
kullanılır. Yani 0,269767 sayısını 0,27 şeklinde yuvarlamak istiyorsanız ve bu
sayı da örneğin A1 hücresinde ise kullanacağınız formül
=YUVARLA(A1;2)
OTOMATİK SEÇMESİN
Word
bir kelimenin sadece bir bölümünü seçmek isteseniz bile gidip bütün kelimeyi mi
seçiyor otomatik olarak? Çaresi basit, ARAÇLAR menüsünden SEÇENEKLER komutunu
çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun DÜZEN bölümüne gelin. Burada
SEÇERKEN OTOMATİK OLARAK TÜM SÖZCÜK SEÇİLSİN seçeneğini kapatın. TAMAM
düğmesine basın. Artık kelimelerinizin parçalarını rahat rahat
seçebileceksiniz.
=ETOPLA NE DEMEK?
Adı
geçen formül EĞER ile TOPLA formüllerinin birleştirilmesi sonucu ortaya
çıkıyor. Bir hücre topluluğunda belli bir kritere uygun olan hücreleri toplayıp
sonucu vermek için kullanılıyor. Örneğin bir sütunda 10 adet sayı olsun. Siz bu
sayılardan sadece 20'den küçük olanların seçilip birbirleri ile toplanmasını ve
sonucun da bir hücreye yazılmasını istiyorsunuz. Yandaki örnek resimde Bunun
için örnek resimde görüldüğü gibi B2 hücresinde A2:A11 arasının toplamı
yazıyor. Ancak biz B3 hücresinde bu sayılar arasında sadece değeri 20'den küçük
olan hücrelerin toplamını görüntülemek istiyoruz diyelim.
Bu
durumda, B3 hücresine girmemiz gereken formül:
=ETOPLA(A2:A11;"<20")
olacaktır.
Yani, formülümüz "A2 ile A11 arasındaki hücrelerden değeri 20'den küçük
olanları topla" anlamına geliyor.
SOYADLARINA GÖRE SIRALAMAK
SORU:
Elime bir yerden isim listesi geçti ve bunları bir Excel tablosuna aldım. Ancak
bu Excel tablosunda bir problem var. İsimleri soyadı sırasına göre listelemek
istiyorum. Excel ise VERİ menüsünden SIRALA komutunu çalıştırdığımda sadece
isme göre sıralama yapıyor. Sanırım isim ve soyadları birbirlerinden bir
şekilde ayırmam gerekiyor. Bunu nasıl yapacağım?
Cevap:
Daha önce de Çözümler köşesinde bahsettiğimiz gibi, bu işlemi EXCEL'in metni
sütunlara dönüştürme fonksiyonunu kullanarak başarabilirsiniz. Varsayalım ki,
bu isimlerin listesi A sütununda yer alıyor. İsimleri A, soyadları da B
sütununa almak için önce A sütununun tamamını seçili duruma getirin. VERİ
menüsünden METNİ SÜTUNLARA DÖNÜŞTÜR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan
diyalog kutusu içerisinde SINIRLANDIRILMIŞ seçeneğini aktif hale getirin ve
İLERİ düğmesine basın. bir sonraki adımda AYIRICILAR bölümünde de BOŞLUK
seçeneğini aktif hale getirin. SON düğmesine basın. aynen istediğiniz gibi
soyadları ve isimler birbirlerinden ayrılacaklardır.
Burada
dikkat edilmesi gereken, iki isimli kişilerin isimleri bölünürken ortaya
çıkabilecek sorunlardır. Çünkü bu durumda birinci isim A, ikinci isim B soyadı
da C sütununa kayacaktır. Bu durumda belgede aşağı doğru kayıp bu tür olası
hataları elle düzeltmelisiniz. Daha sonra istediğiniz gibi (isim veya soyadı
sırasına göre) verileri sıralayabilirsiniz.
BÜTÜN FORMÜLLERİ GÖRÜNTÜLEMEK
BİR
Excel çalışma sayfasındaki bütün formülleri ekranda görmek ve kontrol etmek
istiyorsanız Excel'in formül görüntüleme seçeneğini kullanabilirsiniz.
Formülleri görüntülemek istediğiniz Excel dosyasını açın. ARAÇLAR menüsünden
SEÇENEKLER komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda (örnek
resimde görüldüğü gibi) GÖRÜNÜM bölümüne gelin. Burada pencerenin alt
tarafındaki FORMÜLLER seçeneğini aktif hale getirin. TAMAM düğmesine basın ve
diyalog kutusunu kapatın. Hücrelerin içerisindeki formülleri tabak gibi
göreceksiniz.
TELEFON NUMARALARINI DÜZGÜN GİRMEK
SORU:
Excel'de bir tablo hazırlıyorum, kişilerin isim ve telefon numaralarını tutmak
için. Ancak telefon numaralarını belli bir standart şeklinde girmek istiyorum.
Yani alan kodu, başında sıfır, alan kodu parantez içinde şeklinde. Excel'in
telefon numaralarıma bu formatı uygulamasını nasıl sağlayabilirim?
Cevap:
Excel'in "kullanıcı tanımlı" hücre formatlama seçeneklerini
kullanabilirsiniz. Telefon numaralarını gireceğiniz kolonu seçili duruma
getirin. Daha sonra CTRL + 1 tuşlarına basarak hücre formatlama diyalog
kutusunu ekrana getirin. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda SAYI bölümüne
gelin. Burada sol taraftaki listede aşağıya kayın ve İSTEĞE UYARLANMIŞ
seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki TÜR yazan bölüme
#
(###) ### ####
yazın.
TAMAM düğmesine basın ve diyalog kutusunu kapatın. o kolona örneğin 2125028476
şeklinde bir telefon numarası girdiğinizde ENTER tuşuna basınca numaranın 0
(212) 502 8476 şeklinde gösterileceğine şahit olacaksınız
TABLOLARI TERSYÜZ ETMEK
EĞER
satırlar ve sütunlardan oluşan bir Excel tablonuz varsa ve satırların yerine
sütunları, sütunların yerine de satırları getirmek, yani tabloyu
"tersyüz" etmek istiyorsanız bunu Excel'in özel yapıştırma
seçeneklerini kullanarak başarabilirsiniz. Önce örnek resimde görüldüğü gibi
tersyüz etmek istediğiniz tabloyu seçili duruma getirin. Daha sonra CTRL + C
tuşlarına basarak tabloyu kopyalayın.
Tablonun
tersyüz edilmiş halinin kopyalanacağı birinci hücreyi seçili duruma getirin.
DÜZEN menüsünden ÖZEL YAPIŞTIR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog
kutusu içerisinde DEVRİK seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine
basın. Tablonuz çevrilmiş olarak yapıştırılacak, yani sütunlar satır, satırlar
sütun olacaktır.
BİR SÜTUNDAKİ SAYILARI TOPTAN ARTIRMAK
Önce
sayfa içerisinde boş bir hücreye 1,5 sayısını yazın. Daha sonra hücreyi seçili
duruma getirin ve CTRL + C ile kopyalayın. Daha sonra değerlerini artırmak
istediğiniz sütunun tamamını seçili duruma getirin. DÜZEN menüsünden ÖZEL
YAPIŞTIR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde
İŞLEM bölümünden ÇARP seçeneğini aktif hale getirin. TAMAM düğmesine
bastığınızda seçmiş olduğunuz sütundaki hücrelerin tamamının 1,5 ile çarpılmış
olduklarını göreceksiniz.
Aynı
yöntemi kullanarak ÖZEL YAPIŞTIR diyalog kutusu içerisinde diğer basit
matematiksel işlemleri bir grup hücre üzerine uygulayabilirsiniz.
SÜSLÜ BAŞLIKLAR
Şimdi,
varsayalım ki şirket logonuz LOGO.BMP adında masaüstünde bir dosya olarak kuzu
kuzu duruyor. Birinci adımda bunu Excel dosyasının içerisinde A1 hücresine
almamız gerekli. Bunun için raporunuzu açın ve üst tarafında logoya uygun bir
boşluk bırakın. Gerekirse raporun en başına bir boş satır ekleyin (EKLE * SATIR
komutunu çalıştırarak). Daha sonra A1 hücresine gelin. EKLE menüsünden RESİM *
DOSYADAN AL komutunu çalıştırın.
Ekrana
gelecek olan diyalog kutusunu kullanarak masaüstüne gelin ve LOGO.BMP dosyasını
bulun (elbette bu dosya başka bir yerde başka bir isim altında da yer alıyor
olabilir). Üzerine çift tıkladığınızda resim dosyası Excel belgenizin içerisine
alınmış olacaktır. Burada gerekli boyut ayarlamalarını yapın. Hücre
yüksekliğinin resimden fazla olmasına dikkat edin. Yani birinci satır resmi içerisine
alacak şekilde görüntülenmeli.
Bu
ayarı yaptıktan sonra DOSYA menüsünden SAYFA YAPISI komutunu çalıştırın. Ekrana
gelecek olan diyalog kutusunun ÇALIŞMA SAYFASI bölümüne gidin. Burada ÜSTTE
YİNELENECEK SATIRLAR diye bir seçenek bulacaksınız. Buradaki metin kutusunun
içerisine bir kere tıklayın. Daha sonra 1. satırın satır başlığına (gri 1 yazan
yere) tıklayın. ÜSTTE YİNELENECEK SATIRLAR bölümüne $1:$1 yazısı gelecek. TAMAM
düğmesine basın ve diyalog kutusunu kapatın. DOSYA menüsünden BASKI ÖNİZLEME komutunu
çalıştırın. Şirket logosunun basılacak olan bütün sayfaların üst tarafına
yerleştirilmiş olduğunu göreceksiniz.
TARİHLER ARASINDAKİ GÜN FARKI
Excel
kullanırken bir problem gözüme takıldı. Örneğin A1 hücresinde 29/08/1999 diye
bir tarih yazıyor, A2 hücresinde de 28/09/1999 diye bir tarih yazsın. Ben A3
hücresinde bu iki tarih arasındaki gün farkının yazmasını istiyorum. Bunun için
A3 hücresine =A2-A1 formülünü girdiğim zaman A3 hücresinde her nedense
30.01.1900 tarihi yazılıyor. Oysa ben burada sadece 30 yazmasını istiyorum
çünkü bu iki tarih arasında 30 gün far var. Bunu nasıl başarırırım? İki tarih
arasındaki gün farkını gösteren bir makro veya özel bir formül var mıdır?
Gerek
yoktur. Neden derseniz, bu iki tarihi birbirinden çıkardığınızda sonuç 30
çıkıyor ancak hücrenin formatı tarih cinsinden olduğu için böyle gösteriliyor.
Oysa hücrenin formatını değiştirirseniz herhangi bir problem çıkmadığını
göreceksiniz. A3 hücresine =A2-A1 formülünü girdikten sonra hücreyi iseçili
duruma getirin ve CTRL + 1 tuşlarına basın. Hücre formatını ayarlayabileceğiniz
bir diyalog kutusu ekrana gelecek. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda sol
taraftaki listede aşağı kayarak "isteğe uyarlanmış" seçeneğini aktif
hale getirin. Daha sonra sağ taraftaki metin kutusunun içerisine 0 (sıfır)
değerini girin. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. Bu ayarı yapıp TAMAM
düğmesine basın. A3 hücresinde gün farkının düzgün olarak gösterildiğine şahit
olacaksınız.
SADECE BELLİ HÜCRELER DEĞİŞTİRİLSİN
Bunun
için yapacağınız işlem önce şablon dosyasını hazırlamak daha sonra da müdahale
edilmesine izin verdiğiniz hücreleri seçip bunların koruma özelliğini
kaldırmak. Daha sonra belgeyi tümden korumanız gerekiyor.
Böylece
sadece sizin korumasız bıraktığınız hücrelerin içeriği değiştirilebilecektir.
İsterseniz bu işlemi adım adım inceleyelim. Önce aşağıdaki resimde görüldüğü
gibi bir şablon dosyaya sahip olduğunuzu varsayalım.
Bu
şablona şöyle bir göz atalım. Burada içeriği değişecek olan hücreler A2:C7
arasındaki alanda kalan hücrelerdir. Çünkü bunların içine satın alınan malın
adı, birim fiyatı ve adedi yazılacaktır, bunlar değişecektir. Ancak D sütununda
bir değişiklik yapılmayacaktır. Çünkü burada otomatik ara toplamlar ve genel
toplamlar hesaplanıp görüntülenecektir. Şimdi, şablonu böyle hazırladıktan
sonra amacımız belgeyi korumaya almadan önce A2:C7 arasının korumasını
kaldırmak.
Bunun
için A2:C7 alanını seçili duruma getirin ve CTRL + 1 tuşlarına basın. Ekrana
gelecek olan diyalog kutusunun KORUMA bölümüne gelin. Burada KİLİTLİ seçeneğini
pasif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. Bu hücrelerin koruması
kaldırılacaktır. Örnek için yukarıdaki resme bakabilirsiniz.
Şimdi
artık bu hücreleri de belirlediğimize göre çalışma kitabının korumasını aktif
hale getirebilirsiniz. Bunun için ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFAYI KORU
komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde bütün
seçenekleri aktif hale getirin. Daha sonra diyalog kutusunun alt tarafındaki
metin alanına belgeyi koruma için kullanılacak olan şifreyi girin. Ben örnekte
şifre olarak "deneme" şifresini kullandım. Şifreyi girdikten sonra
TAMAM düğmesine basın. Şifreyi kontrol için bir kere daha girmeniz istenecek.
Yine girin ve TAMAM düğmesine basın. Belgenin koruması aktif olacaktır.
Bundan
böyle önceki adımlarda KİLİDİNİ kaldırmış olduğunuz hücreler dışındaki herhangi
bir hücrenin içerisine bir şeyler yazmak istediğinizde ekranda hemen bir
diyalog kutusu belirecek ve sayfanızın korunmakta olduğunu, bu hücrelere bir
şey yazmanızın mümkün olmadığını gösterecektir. Bu aşamada sadece korumasını
kaldırmış olduğunuz hücrelerin içeriğini değiştirebileceksiniz. Ayrıca diğer
hücrelerin boyutunu, sütun satır boyutlarını, font filan gibi özelliklerini de
değiştiremezsiniz.
Yani
aynen sizin istediğiniz gibi, şifrenizi bilmeyen herhangi biri şablonunuz
üzerinde sizin isteğiniz dışında herhangi bir değişiklik yapamayacaktır.
Herhangi
bir anda şablonun belli özelliklerini değiştirmek istediğinizde korumayı
kaldırma için yine ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFA KORUMASINI KALDIR komutunu
çalıştırmanız ve şifreyi doğru girmeniz yeterli. İstediğiniz değişikliği
yaptıktan sonra korumayı tekrar aktif hale getirmeyi de ihmal etmeyin hani...
YALNIZCA BENZERSİZ KAYITLAR
Çözümü
Excel'in süzgeçleri kullanılarak gerçekleştirilebilecek bir şey. Örneğin,
benzersiz kayıtları bulup çıkartmak istediğiniz listenin Excel belgesinin A
sütununda alt alta dizildiğini varsayalım. Bu sütundaki veriler arasında eleme
yaparak sadece benzersiz kayıtları örneğin C sütununa listelemek isterseniz
aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli olacaktır.
1.
Eğer listenizin bir başlığı yoksa önce A1 hücresine gelin. SHIFT + SPACE
tuşlarına basarak bütün satırı seçili duruma getirin.
2.
EKLE menüsünden SATIR komutunu çalıştırın. Bütün liste bir satır aşağıya
kayacak ve A1 hücresi boşalacaktır. Bu hücreye liste adıyla ilgili bir şeyler
yazın, örneğin "isimler" gibi bir şeyler. Daha sonra bu hücreyi BOLD
yapın ki EXCEL sorun çıkartmadan liste başlığının bu hücre olduğunu anlasın.
3.
CTRL + SPACE tuşlarına basarak bütün sütunu seçili duruma getirin.
4.
VERİ menüsünden SÜZ * GELİŞMİŞ SÜZGEÇ komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan
diyalog kutusu içerisinde LİSTE ARALIĞI otomatik olarak seçtiğiniz sütun
şeklinde ayarlanacaktır. Diyalog kutusu içerisinde BAŞKA BİR YERE KOPYALA
seçeneğini aktif hale getirin.
5.
Yine aynı diyalog kutusu içerisinde HEDEF metin kutusunun içerisine tıklayın.
Daha sonra sayfa içerisinde süzülen verilerin kopyalanacağı sütunun ilk
hücresine (bizim örneğimizde C1 hücresi) tıklayın. Bu işlemi yaptığınızda
diyalog kutusu içerisinde HEDEF bölümüne otomatik olarak Sayfa1!$C$1
yazılacaktır. Diyalog kutusunun YALNIZCA BENZERSİZ KAYITLAR seçeneğini aktif
hale getirin. Örnek için yandaki resme bakabilirsiniz.
6.
Yukarıdaki işlemleri yaptıktan sonra TAMAM düğmesine basın.
TAMAM
düğmesine bastığınızda C sütununda A sütunundaki listenin sadece benzersiz
kayıtlarının elenerek alt alta dizildiğine şahit olacaksınız. Artık bu süzülmüş
liste ile istediğinizi yapabilirsiniz.
BOŞ HÜCRELERİ KONTROL ETMEK
Excel'in
=EBOŞSA fonksiyonu istediğiniz görevi yerine getirecektir. Bunun için
yapacağınız şey öyle. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir hesap
tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Eğer B sütunundaki hücrelere aşağıdaki
formülü girersek
=EĞER(EBOŞSA(A1);"ahmet";"mehmet")
bu
durumda B sütunundaki hücrelerin istediğiniz değerleri aldığına şahit
olacaksınız. Örnek formül önce A1 hücresinin durumunu değerlediriyor. =EBOŞSA
formülü eğer hedefteki hücre boşsa DOĞRU, boş değilse YANLIŞ değerini alır.
Hücredeki =EĞER formülü de =EBOŞSA formülünden gelen değere göre B1 hücresinin
değerini "ahmet" veya "mehmet" yapmaktadır.
DÜZGÜN TL GÖSTERİMİ
Bir
hücrenin içerisindeki rakamı başka bir hücre içerisinde Türk lirası formatlama
kurallarına uygun olarak görüntülemek için Excel'in özel bir fonksiyonu olan
=LİRA fonksiyonunu kullanabilirsiniz. =LİRA fonksiyonu aşağıdaki gibi
kullanılır:
=LİRA(hücre;ondalık)
burada
hücre bölümüne değerin alınacağı hücrenin adresini yazmak gerekli. Ondalık
bölümünde ise TL gösteriminde kullanılacak olan ondalık bölümün, yani virgülün
sağ tarafında yer alacak olan rakamların sayısını ayarlayabilirsiniz. Örneğin
A1 hücresinde 1200,23 sayısı varsa bu durumda B1 hücresine
=LİRA(A1;3)
formülünü
girdiğinizde B1 hücresinde
1.200,230
yazdığına
şahit olacaksınız.
AYRI BÖLÜMLERİ BASMAK
Kullanırken
bir hesap tablosu belgesinde birbiri ile komşu olmayan bölgeleri tek bir kağıda
basmak isteyebilirsiniz. Bunun için basılacak olan bölümleri CTRL tuşuna basıp
basılı tutarak belirleyin. Daha sonra DOSYA menüsünden YAZDIRMA ALANI *
YAZDIRMA ALANINI BELİRLE komutunu çalıştırın. Seçmiş olduğunuz bölümlerin
çevreleri kesikli çizgi ile işaretlenecektir.
Daha
sonra DOSYA menüsünden YAZDIR komutunu çalıştırın. Artık sadece CTRL ile seçmiş
olduğunuz bölümler kağıda dökülecektir. Bu yöntemi kullanarak geniş bir hesap
tablosu belgesinde sadece istediğiniz önemli bölgelerin kağıda dökülmesini
sağlayabilirsiniz.
NE OLACAK BU VERİLERİN HALİ
Excel'in
TRENDLINES yani EĞİLİM ÇİZGİLERİ fonksiyonunu kullanarak bir grafikte belli bir
adımdan sonra grafiğin gelişine göre hangi verinin geleceğini tahmin
ettirebilirsiniz. Bunun için önce aşağıdaki gibi bir hesap tablosu ve grafiğe
sahip olduğunuzu varsayalım.
Şimdi,
bu grafikte 2000 senesinden 2005 senesine kadar olan ciro tahminlerini de
görüntülemek isteyelim. Bunun için önce grafiği üzerindeki herhangi bir sütuna
gidin ve Sağ fare düğmesine basın. Ekrana gelecek menüden EĞİLİM ÇİZGİSİ EKLE
komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ekleyeceğiniz eğilim
çizgisinin tipini belirleyebilirsiniz. Burada birinci seçenek olan DOĞRUSAL
seçeneğini aktif hale getirin. Daha sonra aynı diyalog kutusunun SEÇENEKLER
bölümüne gelin. Burada kaç dönem ileriye doğru tahmin yaptırtmak istediğiniz
belirleyin ve eğilim çizgisine "gelecek yılların tahmini" filan
gibisinden bir isim verin. Aynı diyalog kutusunda GRAFİK ÜZERİNDE DENKLEMİ
GÖRÜNTÜLE seçeneğini de aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.
TAMAM
düğmesine bastığınızda grafiğinizdeki verilere eğilim çizgisi eklenecek ve
grafik bundan sonraki ayarladığınız dönemlere kadar uzatılacaktır. Ayrıca
grafiğin üzerinde bu uzamanın doğrusal denklemi de görüntülenecektir. Bu
denklemi kullanarak gelecek yıllarda değerin nelere ulaşacağını hesaplayabilirsiniz.
Not:
Grafiğe eklenen verilerin formülü ve tipi ile oynayarak tahminlerinizi daha da
rafine edebilirsiniz. Örneğin denklemi doğrusaldan ÜS seçeneğine değiştirerek
verilerin dikey olarak değil de daha yumuşak bir eğimle yükselmesini sağlayabilirsiniz.
UZUN METİNLERİ BÖLÜN
Eğer
tablolarınızda çok büyük metinler varsa ve hücre genişlikleri bu metinlerin
tamamını gösterecek şekilde ayarlanmamışsa, ekranda hesap tablonuzu incelerken
metni okumakta zorlanırsınız. Çünkü bir hücrenin içeriği diğer hücrenin başı
tarafından bölünerek hücre içeriğini okunmaz hale getirir.
Eğer
bu tür hücrelerin içeriğini incelemek istiyorsanız hücreyi ikiye bölerek, ve
hücre içeriğini çift satır haline getirerek daha rahat okunmalarını sağlayabilirsiniz.
Bunun için iki satır haline getirmek istediğiniz hücrenin üzerine gelin ve
tuşuna basın. İmleç hücrenin içerisine girecektir. Hücrenin bölünen metninden
hemen sonraya bu imleci getirin ve ALT + ENTER tuşlarına basın. Hücre içeriği
bu imleç pozisyonundan sonra bir alt satıra atlayacak, hücrenin yüksekliği de
bu satırlara göre otomatik olarak ayarlanacaktır.
EXCEL’DE SİZE ÖZEL SAYI FORMATLARI
Excel’de
hücrelere sayı biçimi verirken, size sunulan seçenekler dışında kendi
isteğinize bağlı formatlar da oluşturabilirsiniz. Bu formatları oluşturmak için
Format/Cells (Biçim/Hücreler) altında Number (Sayı) sekmesinde Custom (İsteğe
Uyarlanmış) alanına istediğiniz biçim özelliklerini girmelisiniz.
Temel
sayı biçim kodları:
Excel’de
Belirli sayıda basamak belirtmek için 0, # ve ? karakterleri kullanılır. #
karakteri kullanıldığında, sıfırlar sadece anlamı olduğunda görüntülenir. 0
karakteri kullanıldığında ise sıfırlar anlamlı olsalar da olmasalar da
görüntülenir. ? karakteri ise format tanımından daha az basamak olması halinde
boşluklar eklenmesi (hizalama için) ya da kesirli sayılar görüntülenmesi için
kullanılır. Ondalık kısımları görüntülemek için ".", binleri ayırmak
için ise "," kullanılır. Biçime renk eklemek için, kodlardan önce
köşeli parantez içinde renk isimini (örneğin [RED] ya da Türkçe’de [KIRMIZI])
veya paletteki renk numarasını (örneğin [COLOR 6]) kullanabilirsiniz. Aşağıdaki
örnekler bu kodların kullanımını daha iyi gösteriyor.
DÜZ METNİ SÜTUNLARA BÖLÜN
Excel’de
tutulan kayıtlarda herhalde en sık kullanılan alan isim alanıdır. Genellikle
isim tek bir hücreye yazılır ama kimi zaman bu uygulama sorunlar getirebilir.
10,000 kayıtlık bir veritabanındaki isim alanını elinizle ad ve soyad olarak
iki ayrı alana bölmeye çalıştığınızı düşünebiliyor musunuz? Tabii bu sorun
karşımıza sadece isim örneğinde çıkmayabilir. Örneğin semt ve şehir bilgisinden
oluşan bir alanı ikiye bölmemiz gerekebilir.
Bu
soruna pek çok farklı çözüm getirilebilir. Bunlardan en kolayı, Excel’in Text
to Columns (metinleri sütuna çevir) komutu. Tek yapmanız gereken, bölmek
istediğiniz hücreleri işaretleyip, Data/Text to Columns komutunu çalıştırmak.
Bundan sonra gerçekleştirmeniz gereken iki adım kalıyor. İlk adımda metni nasıl
bölmek istediğinizi karar vermelisiniz. Delimited seçeneği metni belirleyici
karakterlerle bölmenizi sağlarken, Fixed Width seçeneği sabit boylarda
bölmeleme yapmanızı sağlar. Genellikle işe yarayacak olan seçenek Delimited
seçeneğidir. Eğer bu seçeneği seçerseniz, bir sonraki adımda metnin hangi
karakterlere göre ayrılacağını belirliyorsunuz. Fixed Width seçeneğini
seçerseniz, elinizle sütun genişliklerini belirliyorsunuz.
KÜÇÜK KÜÇÜK NOTLAR
İçeriği
karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir.
Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hücredeki
formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de
bulunan Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve
çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not
eklemek için Insert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir.
Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz.
Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir
üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu
açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik olarak
çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz!
KOLAYCA DOLAN HÜCRELER
Hücreler
belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri
klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer
seriniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha
sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt
köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek
istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin. Eğer
sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur.
İşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır.
VERİLERİ TOPARLAYIN
Büyük bir
veritabanıyla çalışırken ara toplamlar alarak genel durumu gözlemek ve
raporlamak isteyebilirsiniz. Bu ara toplamlar için elinizle ayarlamalar
yapabilirsiniz tabii, ama bu işi otomatik olarak Excel’e yaptırmak daha
kolaydır. Şimdi adım adım bir veritabanında ara toplam alma işlemine göz
atalım. Önce bir veritabanımız olması gerekli. Bunun için örnek olarak
şekildeki gibi bir veritabanı kullanalım. Veritabanımızda Satış no, Tarih,
Ürün, Birim Fiyat, Miktar ve Toplam olmak üzere 6 alan var. Burada bir
mağazanın satışlarını tuttuğumuzu varsayalım. Excel’de ara toplam alırken
dikkat etmemiz gereken bir nokta vardır. Excel, ara toplam almak istediğimiz
kaydın her değimesinde yapmak istediğimiz işlemi gerçekleştirecektir. Bu
sebeple veritabanının şu anki halinde toplam almaya kalkarsak Ürün alanındaki
verinin her değişmesinde yeni bir toplam oluşturacaktır. Bunun çözümü,
veritabanını ara toplam almak istediğimiz alana göre sıralamaktır. Sıralama
işlemini veritabanı içindeyken Data/Sort komutuyla gerçekleştiriyoruz. Sort By kutucuğunda
Ürün alanını seçerek tüm veritabanını Ürün’e göre sıralıyoruz.
Artık
ara toplamı alabiliriz. Excel’de bu işlemi Data menüsündeki Subtotals komutuyla
gerçekleştireceğiz.
Açılan
diyalog kutusunda temel olarak üç ana noktayı belirtmemiz gerekli. Önce hangi
alanın değişiminde ara toplam alınacağını At Each Change In kutusunda, ara
toplamda hangi fonksiyonun kullanılacağını ise Use Function kutusunda
(görüldüğü gibi işlemin adı ara toplam ama herhangi bir fonksiyon da
kullanılabilir), bu fonksiyonun uygulanacağı alanları da Add Subtotal to
kutusunda belirteceğiz. Biz örneğimize uygun bir şekilde sırasıyla Ürün, Toplam
ve Toplam seçimlerini yapıp OK’e tıklayalım. Bir kere ara toplam oluşturduktan
sonra tablo alanının solundaki eksi ve artı işaretlerine tıklayarak veya aynı
yerdeki 1, 2 ve 3 butonlarından birini seçerek çeşitli seviyelerde gösterim
sağlayabiliriz.
Şimdi
aylara göre toplam satış sayılarını öğrenmek istediğimizi düşünelim. İlk
yapmamız gereken bir önceki ara toplamı kaldırmaktır. Bunu da Subtotals diyalog
kutusundaki Remove All butonuyla gerçekleştirebiliriz. Daha sonra
veritabanımızı tarihe göre sıralamalı ve Subtotals diyalog kutusunda sırayla
Tarih, Toplam ve Miktar seçeneklerini işaretlemeliyiz. Sonucu şekilde
görebilirsiniz. Artık veritabanınız ne kadar karışık olursa olsun, istediğiniz
ara toplamı oluşturabilirsiniz.
EXCEL’DE FONT LİSTELERİ
Excel’in
nesne modellemesi, bir yazıtipi adları seçkisini içermediğinden, sadece Excel’i
kullanarak böyle bir tablo yaratmanın kolay bir yolu yok.
Ancak
makinenizde Word de varsa, bu işi Nesne Bağlama ve Gömme Teknolojisi’nden (OLE)
faydalanarak yapabilirsiniz.
Şekildeki
program kodunun ilk satırı, Word uygulamasını bir nesne değişkenine dönüştürür.
Böylece, bu ilk komutu izleyen komutlar Word’ün nesne modelini, FontNames
(Yazıtipi Adları) seçkisi de dahil kullanabilir. For Each döngüsü, her yazıtipi
adını bir sütuna ve bu yazıtipine denk örneği de komşu sütuna yerleştirir. For
Each döngüsünün devamındaki komut, sonuç tablosunda yazıtipi adlarını ve onlara
bağlı yazıtipi örneklerini alfabetik olarak dizmeye yarar.
Bu
işlemler sırasında Word’ün açık olması gerekmez, sadece sistemde kurulu olması
yeterlidir. Bu makro, belgede başka bir verinin olup olmadığına bakmayacağından,
hesap tablosunun boş bir sayfasında uygulanmalıdır.
SATIRLARI İSTİLA EDEN DEĞERLER
Excel tam
bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu
formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki
gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında
sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden
değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gireceğimiz formül
=ENÇOK_OLAN(B2:B8)
şeklinde
olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en
fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır.
BIR HÜCRENİN İÇERİĞİNİ GRAFİK BAŞLIĞI OLARAK KULLANMAK
Önce
işleri garantiye almak için Çizim araç çubuğunu görüntüleyin. Bunun için de
araç çubuklarının bulunduğu yerde boş bir alana sağ fare düğmesi ile tıklayın,
ekrana gelecek olan menüden Çizim komutunu çalıştırın.
Excel
grafiğinizin üstüne tıklayarak seçili duruma getirin. Çizim araç çubuğundan
metin aracının düğmesine basın. Sürükle ve bırak yönetimini kullanarak Excel
grafiğinin üzerine görüntülemek istediğiniz metnin yer alacağı alanı çizin.
Daha sonra Excel penceresinin üst tarafındaki Formül çubuğunun içindeki boş
beyaz alana tıklayın. = (eşittir işareti) yazın. İçeriğinin görüntülenmesini
istediğiniz hücrenin üzerine fare ile tıklayın.
Enter
tuşuna bastığınızda üzerine tıkladığınız hücrenin içeriği grafiğin üstündeki
metin kutusuna transfer edilecek. Dosyayı kaydedin. Artık bu hücreyi her
değiştirdiğinizde grafiğin başlığı da hücrenin içeriğine göre otomatik olarak
değiştirilecektir.
SIFIRLARLA SOLA DAYAMA
Excel
metinleri alırken sayılara benzettiği satırları otomatik olarak sayı şeklinde
formatlar. Eğer bu metin satırının içerisinde sizin örneğinizde olduğu gibi
solda sıfırlar varsa, Excel bu sıfırları siliverir. Programcılar bunun kolaylık
olsun diye sisteme eklenmiş bir özellik olduğunu söylüyorlar, ancak sizin
durumunuzda tam tersi söz konusu.
Bunun
için yapmanız gereken sütunun tamamını seçili duruma getirmek, arkasından Ctrl
+ 1 tuşlarına basarak hücre formatlama diyalog kutusunu ekrana getirmek. Ekrana
gelecek olan diyalog kutusunun Sayı bölümüne gelin. Kategori listesinden
"isteğe uyarlanmış" seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ tarafta
görülen TÜR isimli metin kutusuna gelin ve dokuz adet 0 yazın.
Tamam
düğmesine bastığınızda sayılar uygun şekilde formatlanacaktır. Bu dosyayı CSV
olarak kaydettiğinizde sayı formatı kullanılmış olduğu için dosyanın
içerisindeki sütunlardaki sıfırlar atılmayacak, ekranda ne görüyorsanız dosyaya
da o kaydedilecektir.
EXCEL SAYFALARINI BİRLEŞTİRMEK
Bir Excel
çalışma kitabının içerisinde bulunan bir veya daha fazla çalışma sayfasını başka
bir çalışma kitabına almak istiyorsanız, bütün yapacağınız önce hedef, daha
sonra da kaynak Excel çalışma kitabını açmak. Daha sonra Pencere menüsünden
Yerleştir * Yatay komutunu çalıştırarak iki dosyanın da içeriğinin ekranda
görünmesini sağlayın.
Kopyalamak
ya da taşımak istediğiniz çalışma sayfalarının alt tarafında bulunan sayfa
TAB'larından fare ile tutun ve hedef Excel çalışma kitabının üzerine bırakın.
Bu
işlemi yaptığınızda sayfayı taşımış olacaksınız. Eğer sayfayı kopyalamak, yani
orijinalini kaynak çalışma kitabında bırakmak istiyorsanız sürükle ve bırak
işlemi sırasında CTRL tuşuna basın ve basılı tutun. Sürüklenen simgenin yanında
bir + (artı) işareti belirecektir. Bu işaret sayfanın
"kopyalandığını" gösterir.
KESİRLİ SAYILARLA ÇALIŞMAK
Bu
isteğinizi başarmak için sayılar yıldızlı olarak yazıp daha sonra bir makro
yardımı ile bul-değiştir şeklinde boşluklara dönüştürme yoluna gidebilirsiniz.
Ancak yıldız karakterini direkt olarak arattırıp bulduramazsınız, çünkü Excel
yıldız işaretine wildcard (bir veya birden fazla harfin yerine geçen bir
işaret) uygulaması yapar.
Bu
yüzden yıldız karakterini arattırırken ~* şeklinde bir notasyon
kullanmalısınız. Aşağıdaki makro gerekli işlemi yapmaktadır.
Sub
arabul()
Selection.Replace
"~*", " "
End
Sub
Bu
makroyu yaratmak ve her Excel oturumunda açılmasını ve aktif olmasını sağlamak
için aşağıdaki adımları takip edin:
1.
Ctrl + N tuşlarına basarak yeni ve boş bir Excel belgesi açın.
2.
Alt + F8 tuşlarına basın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda makro ismi
olarak "arabul" (tırnaklar yok) yazın ve Yarat düğmesine basın.
3.
Makronuzun Sub ve EndSub bölümlerinin gösterildiği Visual Basic makro
düzenleyicisi ekrana gelecek. Burada iki satır arasına Selection.Replace
"~*", " " yazın.
4.
Alt + F4 tuşlarına basarak Visual Basic makro düzenleyicisi penceresini
kapatın.
5.
Ctrl + S tuşlarına basın.
6.
Dosyayı Personal.xls adında C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart
klasörüne kaydedin.
DEVRİK DÖNÜŞÜM FONKSİYONUN PRATİK KULLANIMI
Bir Excel
dosyanız var ve veriler sütunlarda dizilmiş olarak görüntüleniyor. Ancak siz bu
sütunlardaki verileri satırlara dönüştürmek istiyorsunuz. Aynen yan taraftaki
resimde görüldüğü gibi. Ayrıca sütunlar ve satırlar arasındaki bağlantının da
kopmamasını istiyorsunuz ki orijinal sütunlar değiştirildiğinde diğer satırlar
da otomatik olarak güncellensin.
Bunu
yapmak için Excel'in DEVRİK-DÖNÜŞÜM() formülünü kullanabilirsiniz. Yandaki
örnekte görülen basit hesap tablosuna bir göz atın. Burada A1:C6 alanı, devrik
dönüştürülme yöntemi ile E9:J11 alanına kopyalanmıştır. Kopyalama dinamik link
şeklinde olduğu için, kaynak alanda herhangi bir hücreyi değiştirdiğinizde, bu
değişiklik anında hedef alanda da kendisini gösterecektir. Bu işlemi yapmak için
aşağıdaki adımları takip ettik:
1.
A1:C6 alanına gerekli verileri girdik.
2.
E9:J11 alanını seçili duruma getirdik.
3.
Formül çubuğunda formül olarak =DEVRİK_DÖNÜŞÜM(A1:C6) yazdık, ancak bu formül
bir dizi formülü olduğu için Ctrl + Shift + Enter tuşlarına bastık.
Bu
işlemleri yaptığımızda sütunlar satırlara dinamik olarak aktarıldı. Yukarıdaki
adımların en önemlisi 3. Adımda formülü yazdıktan sonra Ctrl + Shift + Enter
tuşlarına basmak. Direkt olarak Enter tuşuna basarsanız formül çalışmayacaktır.
EXCEL HÜCRELERİNDE NOTLAR
Excel
hücrelerine küçük sarı post-it benzeri notlar ekleme seçeneği oldukça faydalı.
Özellikle de bir Excel tablosunu iş arkadaşlarınızla beraber ağ üzerinde
çalışıyorsanız. Örneğin bir Excel tablosunu arkadaşınıza gönderdiğinizde dikkat
çekmek istediğiniz bir bölüme ufak bir not düşüyorsunuz, arkadaşınız bu
hücrenin üzerine fare imlecini getirdiğinde sizin bırakmış olduğunuz notu
okuyor ve ona göre hareket ediyor. İletişim kopukluğundan doğan hatalara meydan
vermemiş oluyorsunuz.
Bir
hücreye Comment adı verilen notlardan eklemek için önce ekleyecek olduğunuz
hücrenin üzerine gelin ve tıklayın. Daha sonra Ekle menüsünden Açıklama
komutunu çalıştırın. Ekrana küçük sarı bir pencere açılacak ve buraya istediğiniz
notu girebileceksiniz. İşinizi bitirdiğinizde Excel belgesinde boş herhangi bir
yere tıklayın, açıklama kutusu kapatılacaktır. Hücrenin kenarında kırmızı bir
üçgenciğin durduğunu göreceksiniz. Bu hücreye bir açıklama eklenmiş olduğunu
gösterir. Eğer fare imlecini hücrenin üzerine getirirseniz, sarı açıklama
notçuğunun ekranda gösterildiğine şahit olacaksınız.
EXCEL DOSYALARINIZI HTML OLARAK KAYDETMEK
Office
97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun
ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar
olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak
üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi
bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası
yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize
yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını
açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüsünü açın. Eğer menüde "HTML
olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi
sisteminize yüklenmiştir.
Eğer
sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek
için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın
ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft
Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun
(Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı
çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine
basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin
ve TAMAM düğmesine basın.
Yükleme
işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın.
Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap
tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo
olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Dosyamızda bir veri
alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi
dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya
menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım.
Ekrana
Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan
veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin
girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz
otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda
burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo
olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile
tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna
basın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan
aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları
yukarı ok yardımı ile listede yukarıya taşıyabilirsiniz.
HTML
dosyasına yazılacak olan veri alanlarını bu adımda belirledikten sonra İleri
düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada
dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası
yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en
iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar İleri düğmesine basarak
üçüncü adıma geçelim.
Bu
adımda HTML dosyasının genel görünüşünün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek
resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan
mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak
girebilirsiniz.
Bu
ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın
dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda
dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası
olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine
çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız
başarılısınız demektir.
KÜÇÜK OFFICE PÜFLERİ
lEğer bir
klasördeki birden fazla Office belgesini bir kerede açmak istiyorsanız Dosya Aç
diyalog kutusunda dosya isimlerini görünce Ctrl tuşu ile isimlere tek tek
tıklayın, isimler seçili duruma geleceklerdir. Aç düğmesine basın, belgelerin
hepsi sırayla açılacaklardır.
Araç
çubuklarındaki düğmeleri ALT tuşuna basıp basılı tutup düğmeyi fare ile
sürükleyerek yeni araç çubuklarına taşıyabilirsiniz.
Office
programlarının çizim araç çubuğundan Elips veya Dikdörtgen şekillerini
kullanırken tam bir daire veya tam bir kare yapmak istiyorsanız çizimi yaparken
SHIFT tuşuna basın ve basılı tutun. Kare veya dairenin ortadan başlayarak
çizilmesini sağlamak için de CTRL + SHIFT tuşlarına basılı tutun.
Soyadı
standart olmayan dosyaları metin olarak kaydederken soyadının arkasına TXT
eklenmesini engellemek için dosya adını "DENEME.XXX" gibi olacak
şekilde tırnak işaretlerinin arasına alın.
Office
belgelerindeki resim veya çizimleri en-boy oranın yamultmadan büyütmek veya
küçültmek için boyutunu değiştirirken CTRL+SHIFT tuşlarına basılı tutun.
Excel'de
bir dizi hücreye tek bir isimle referans vermek için hücreleri seçili duruma
getirin ve CTRL + F3 tuşlarına basın.
Excel'de
seçtiğiniz bir alanın grafiğini hızlıca görüntülemek için F11 tuşuna basın.
Excel'de
satırları hızlıca gizlemek için gizlenecek olan satırları seçin ve Ctrl+9
tuşlarına basın. Sütunları gizlemek için de Ctrl+0 tuşlarını kullanın.
Excel ve AutoFilter
Nasıl
yapılacağını öğrenmek istediğiniz işlem Excel'in Autofilter yani otomatik
filtreleme özelliğine uygun düşüyor. Diğer okuyucularımızın faydalanabilmesi
için yukarıda örnek bir tablo hazırladım. Varsayalım sizin istediğiniz bu
tabloda Kadıköy bayisinin hangi tarihte ne kadar satış yaptığını bulmak olsun.
Önce verilerimize otomatik filtreleme uygulamalısınız. Bunun için önce
sütunları seçili hale getirin. Data * Filter menüsünden Autofilter seçeneğini
aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer
kutucuk konacaktır. Artı bu kutucuklardan filtreleme kriter seçeneklerinizi
belirtebilirsiniz. Örnek işlemi yapmak için bayi bölümündeki kutucuğa sol fare
düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir.
Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Şimdi
Ortaköy bayisini seçin. Bu seçimi yaptıktan sonra, hesap tablosunda, Ortaköy
bayisinin adı geçmeyen satırların yükseklikleri 0 yapılacaktır. Doğal olarak da
sadece Ortaköy bayiisinin satış bilgilerini ekranda göreceksiniz. AutoFilter
seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle
belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda
"custom" seçeneğini tercih ettiğinizde ekrana "Custom
AutoFilter" diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak
seçiminize büyüktür,küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de
ekleyebilirsiniz.
Herhangi
Bir Hesap Tablosunda Sayıları Kısaltmak
Diyelim
ki kırpmak istediğiniz sayı A1 hücresinde yer alıyor. Herhangi bir hücreye gireceğiniz
aşağıdaki formül hemen hemen bütün hesap tablosu programlarında çalışacaktır.
@int(A1*100)/100
Eğer sadece 123 for Windows
kullanıyorsanız bu programın @trunc fonksiyonundan da yararlanabilirsiniz.
Herhangi bir hücreye gireceğiniz
@trunc(A1,2)
formülü istediğiniz değeri
verecektir.
EXEL VE SERİLER
Bir
sütunu belli bir farka artan sayılarla doldurmak mı istiyorsunuz? Bunun için
alt alta sayıları yazmanıza veya toplama-çıkartma formülleri ile uğraşmanıza
gerek yok. Diyelim ki 0’dan başlayarak beşer beşer yazdıracaksınız. Önce
birinci hücreye 0 altındaki hücreye de 5 yazın. Daha sonra bu iki hücreyi fare
ile seçili duruma getirin. Seçili duruma getirdiğiniz hücrelerin alt sağ
tarafında küçük bir karenin çıktığını göreceksiniz. Fare imleci ile bu karenin
üzerine gelin ve işareti tutarak aşağı doğru sürükleyin, sütundaki değerlerin
bitmesini istediğiniz yerde durun, fare düğmesinden elinizi çekin. Seçili
duruma gelmiş olan alan otomatik olarak bir seri biçiminde doldurulacaktır.
Anlatırken biraz karışık gibi görünen bu yöntemin, eliniz alıştıktan sonra
aslında ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz ve bir kere alıştıktan sonra
vazgeçemeyeceksiniz. Aynı seri mantığı Türkçe Excel için Aylar, tarihler ve
haftanın günleri için de geçerlidir. Yani Ocak yazdıktan sonra fare ile
çekiştirerek Excel’e otomatik olarak Şubat, Mart vs.. yazdırabilirsiniz.
Excel
ve EĞER formülü
Yandaki
gibi bir hesap tablonuzun olduğu varsayalım. Burada A ve B sütunlarında yazan
değerleri toplayıp D sütununa yazıyoruz. Sizin istediğiniz D sütunundaki
değerin 100’den fazla olması durumunda buraya 100 yazılması olduğuna göre D
sütununda ufak bir IF formülü kullanmamız gerekiyor. Burada yazmamız gereken
formül ise Türkçe Excel’lerde =EĞER((C3+B3)>100,100,C3+B3) veya İngilizce
Excel’lerde =IF((C3+B3)>100,100,C3+B3) formülü. Örnek için aşağıdaki resme
bakabilirsiniz.
IF
(Microsoft’çular Ofis uygulamalarını Türkçeleştirirken hızlarını alamamışlar,
yeni Excel’de fonksiyonlar bile Türkçe netekim) formülünün kullanım mantığı çok
basittir. Parantez içinde virgülle ayrılmış üç alan bulunmaktadır. Birincisinin
içine sonucu karşılaştırılacak olan işlemi, ikincisine işlem doğru ise
basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi, üçüncü bölüme ise sonuç
yanlış olduğunda basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi yazarsınız.
IF fonksiyonu duruma göre uygun değeri alacaktır.
BİR SÜTUNDA KAÇ TANE?
Bu
örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan formül
=EĞERSAY(A:A;B1)
şeklinde.
Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var?
Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz
gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali"
olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor.
Uzun İsim vermeyin
Excel'de
dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter
sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk anda cazip
gelebilir. Fakat bu durumda isim verme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada
çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kısa olmasına
dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içinde maksimum 255
karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki
uzun alan isimleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan
formülünüz 255 karakteri aşacaktır.
EXCEL'de Sıfır Atma
Excel'de
yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının
görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma
tablosunun geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak
yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz.
Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box
seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesini
yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000
olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir.
Excel'de
Bazı İstatistiki Fonksiyonların Kullanımı
Aşağıdaki
örneklerle sorduğunuz fonksiyonların kullanımlarını veriyoruz.
Kombinasyon: Örnek:
Elektronik cihazlar imal eden bir fabrikada 10 elektronik tüpten meydana gelen
bir grup mamülden ikişerli numuneler seçilecektir. Kaç farklı numune grubu
teşkil edileceğini Excel'de şöyle bulabilirsiniz. Sıra önemli olmadığından
numune grupları birer kombinasyondur. Buna göre problemin çözümü =COMBIN(10,2)
formülü ile bulunacaktır.
45 grup
olarak verilir.
Kikare
değeri: İstatistikle ilgilenen herkesin bildiği kikare tablosunu
kullanmaya Excel =CHIDIST fonksiyonu ile artık gerek yoktur. Bir değerin
(18.307) serbestlik derecesi 10 olan dağılımındaki kikare değeri
=CHIDIST(18.307,10) formülü ile 0.05 olarak bulunur.
Frekans
Hesaplama: Çalışma tablosunda A1:A9 alanında, sırayla 79, 85, 78,
85, 83, 81, 95, 88, 97 değerleri olduğunu varsayalım. Bunları gruplamak, sonra
da gruplara kaçar değer düştüğünü hesaplamak istiyorsanız C4:C6 alanında
bulunan sayılara (70, 78, 79) göre grup aralıklarını belirleriz. Daha sonra
gruplara kaçar eleman düştüğünü =FREQUENCY(A1:A9,C4:C6) ile hesaplayıp, 0, 2,
5, 2 frekanslarını buluruz.
F
Değeri: İstatistikle ilgilenen herkesin bildiği iki serbestlik
derecesine göre hazırlanmış F tablosunu kullanmaya Excel =FDIST
fonksiyonu ile artık gerek tok. Bir değerin (15.20) serbestlik dereceleri 6,4
olan dağılımdaki
F
Değeri =FDIST (15.20,6,4)
formülü
ile sonuç 0.01 olarak kolayca bulunur.
Formül uygularken, yazdığınız formüllerin sadece sonucunu
görmek için F9 tuşuna, eğer sonucu aktif hücrede görmek istiyorsanız Enter
tuşuna, formülü tamamen silmek için ise ESC tuşuna basmanız gereklidir. Excel
kullanıcıları Formülün bir kısmını fareyle belirtip F9 tuşuna basarak sadece o
kısmı hesaplatabilme şansına sahiptir.
Lotus 1-2-3 R4.0, Excel 5.0 ve Quattro Pro 1.0 ile %.0
hesap tablolarının açık olan sayfaları birer tabla işaretlenmiştir. Bu tablar
size sayfadan sayfaya atlama, kullanacağınız sayfayı seçme gibi olanaklar
sunar. Tabii tablara açıklayıcı isimler vererek onları daha kullanışlı hale
getirebilirsiniz. İsim vermek için tab'a çift tıklamak yeterlidir. (Quattro Pro
için sağ fare tuşuna basılmalıdır.) Kullanacağınız isimler 1-2-3 ve Quattro Pro
için 15, Excel için 31 karakter uzunluğunda olabilir.
Eğer büyük bir veri alanına ihtiyacınız varsa fare ile
kaydırarak bütün veriyi seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan
oluşturabilirsiniz. Bunun için Ctrl-* veya Ctrl-Shift-8 tuşlarına basmanız
yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı oluşturacaktır.
Formül barında, formül düzenlerken, bazı karakterleri
silmek istediğinizde bu karakterleri seçip Delete tuşuna basabilirsiniz yada
her zamanki gibi BackSpace tuşunu kullanabilirsiniz. Peki tamamını hiçbir şey
seçmeden Ctrl-Delete tuşlarını kullanarak silebileceğinizi biliyor muydunuz?
Bunun için imleci satırın başına geçmeniz yeterli. Çünkü bu komut imlecin
bulunduğu yerden sonuna kadar tüm bölümü siler.
Çok az kullanıcı Excel'in sayı formatlama araçlarını tam
anlamıyla kullanır. Örneğin * işareti girilecek karakterin sütun genişliği
doluncaya kadar tekrarlanmasını sağlar. Varsayalım ki negatif sayıları parantez
içinde kullandığınız, finansal bir tablo yaratıyorsunuz ve açma parantezinin,
hücrenin soluna yaslanmasını istiyorsunuz. Eğer Excel 4.0 kullanıyorsanız
Format menüsünden Number komutunu Excel 5.0 kullanıyorsanız Format menüsünden
Cells'i buradan number'ı seçin.Çıkan diyalog kutusunda All yada Number
kategorileri için #,##0,00_);(#,##0,00) formatını seçin. Yeni modu
girmek için Code Penceresini tıklayın ve açma parantezinden sonra bir * ve bir
boşluk ekleyin. Bitirmek için OK tuşuna basın.
Formül sonlarına açıklamalar eklemek
Formüllerinize
açıklamalar eklemek hesap tablonuzu daha anlaşılır hale getircek ve ihtiyacınız
olursa değişmeleri daha kolay yapmanızı sağlayacaktır. Quattro Pro (1.1 ve 5.0
ile) 1-2-3'de (1.1 ve 4.0 ile) açıklamalarınızı formülden sonra bir
";" kullanarak yazabilirsiniz. Excel 5.0'da açıklamalarınızı hücre
ismi olarak, veya hücre notu olarak girebilirsiniz. Bunun için INSERT&Name/
veya Note komutlarını da kullanabilirsiniz.
Ortalamaya Yakın Sayı
Diyelim
ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü
=INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE_
(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0)
şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına
basınız. Formülün işleyişine gelince; ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)) kısmı,
array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir. MIN sapmalar içinde en
küçüğünü bulur. MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur.
Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna
gönderir.
Ekranı büyütmenin başka bir yolu.
Çoğu
kullanıcı Windows'ta çalışırken ekranın sağ üst köşesindeki oklu kutuya
tıklayınca pencerenin tüm ekranı kapladığını bilir. Yine çoğu kullanıcı Döküman
ismi bulunan çubuklara çift tıklama ile dökümanın maksimize edildiğini bilir.
Excel hesap tablosu yazılımı bize bize üçüncü bir yol daha sağlıyor. Eğer
ekranın sağ alt köşesindeki küçük kareye çift tıklarsanız Excel penceresinin
tam ekrana yayılmasını sağlarsınız
Bu Metin Bizi Sardı
Elbette
mümkün. Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft
Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seçili
duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare
tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana
gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve
Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili
diğer seçenekleri de bulacaksınız.
SAYILARI YAZIYA ÇEVİREN Excel makrosu
NO
Problem köşemize gelen mektuplardan, Türkiye'deki Excel kullanıcılarının hemen
hemen hepsinin sayıları yazıya çeviren bir makrodan hoşlanacağı sonucu çıkıyor.
Biz de boş durmadık tabii. Test merkezi sorumlusu Tolga arkadaşımız sizler için
sayıları yazıya çeviren bir Excel fonksiyonu hazırladı. Aşağıda dökümü görülen
makroyu Excel'e girdiğinizde fonksiyonunuz hazır olacak. Bir hücredeki sayıyı
yazıyla yazdırmak için bütün yapacağınız
=YAZIYLA(hücre
adı)
komutunu
girmek olacaktır. Makromuz katrilyona kadar olan sayıları Türkçeye çevirip yazı
ile görüntülüyor.
Makroyu
Nasıl Kuracaksınız?
Boş bir
Excel belgesi açın. Ekle menüsünden Makro * Modül komutunu çalıştırın.
Ekrana boş bir modül penceresi gelecektir. Aşağıdaki satırları bu pencereye
aynen yazın. Excel belgesini kaydedin. Artık bu Excel belgesinin çalışma
sayfalarında =YAZIYLA() fonksiyonunu kullanabilirsiniz.
Makronun
dökümü
Dim b$(9)
Dim y$(9)
Dim m$(4)
Dim v(15)
Dim c(3)
Function Yaziyla$(sayi)
b$(0) = ""
b$(1) = "Bir"
b$(2) = "İki"
b$(3) = "Üç"
b$(4) = "Dört"
b$(5) = "Beş"
b$(6) = "Altı"
b$(7) = "Yedi"
b$(8) = "Sekiz"
b$(9) = "Dokuz"
y$(0) = ""
y$(1) = "On"
y$(2) = "Yirmi"
y$(3) = "Otuz"
y$(4) = "Kırk"
y$(5) = "Elli"
y$(6) = "Altmış"
y$(7) = "Yetmiş"
y$(8) = "Seksen"
y$(9) = "Doksan"
m$(0) = "Trilyon"
m$(1) = "Milyar"
m$(2) = "Milyon"
m$(3) = "Bin"
m$(4) = ""
a$ = Str(sayi)
If Left$(a$, 1) = " " Then pozitif = 1 Else pozitif = 0
a$ = Right$(a$, Len(a$) - 1)
For x = 1 To Len(a$)
If (Asc(Mid$(a$, x, 1)) > Asc("9")) Or (Asc(Mid$(a$, x, 1)) < Asc("0")) Then GoTo hata
Next x
If Len(a$) > 15 Then GoTo hata
a$ = String(15 - Len(a$), "0") + a$
For x = 1 To 15
v(x) = Val(Mid$(a$, x, 1))
Next x
s$ = ""
For x = 0 To 4
c(1) = v((x * 3) + 1)
c(2) = v((x * 3) + 2)
c(3) = v((x * 3) + 3)
If c(1) = 0 Then
e$ = ""
ElseIf c(1) = 1 Then
e$ = "Yüz"
Else
e$ = b$(c(1)) + "Yüz"
End If
e$ = e$ + y$(c(2)) + b$(c(3))
If e$ <> "" Then e$ = e$ + m$(x)
If (x = 3) And (e$ = "BirBin") Then e$ = "Bin"
s$ = s$ + e$
Next x
If s$ = "" Then s$ = "Sıfır"
If pozitif = 0 Then s$ = "Eksi" + s$
Yaziyla$ = s$
GoTo tamam
hata: Yaziyla$ = "Hata"
tamam:
End Function
TAM HÜCRE BOYUTUNDA BİR KARE
EXCEL hesap tablolarınızda tam hücre
boyutlarında bir dikdörtgen çizmenin en kısa yolu nedir biliyor musunuz. Önce
boyutlarını kullanacağınız hücre veya hücreleri seçili duruma getirin. Daha
sonra Çizim araç çubuğunda Gölge düğmesine basın, açılacak olan menüden birinci
gölge tipini seçin. Excel seçmiş olduğunuz hücreleri bir dikdörtgen çerçeve
içerisine alacak ve gölge atacaktır. Dikdörtgen çerçeveyi tekrar seçili duruma
getirin. Araç çubuğunda Gölge düğmesine basın ve açılacak olan menüden Gölge
Yok komutunu çalıştırın. Ekranda seçmiş olduğumuz hücrelere boyutunda bir
dikdörtgen kaldığını göreceksiniz.
HÜCRE ÇİZGİLERİNİ GÖSTERMEK/GİZLEMEK
BİR Excel tablosunda çalışırken hücrelerin
boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda
gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağk bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye
ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kılavuz çizgileri
görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi
araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. 1) Araçlar menüsünden
Özelleştir komutunu çalıştırın. 2) Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun
Komutlar bölümüne gidin. 3) Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili
duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun.
4) Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve
düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın. 5)
Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın.
Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu
düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz.
OTOMATİK ALAN İSİMLERİ
BİR Excel tablosunda doldurduğunuz bir
listede işlem yapmak istiyorsanız, alan adlarını kullanarak bir grup hücre
üzerinde işlem yapabilirsiniz. Bunun için Excel'in otomatik alan adı atama
seçeneğini kullanabilirsiniz. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi A1:B5
arasında bir tablonuz olduğunu varsayalım. Burada A2:A5 arasını isim, B2:B5
arasını da soyadı alanı olarak otomatik belirleyebilirsiniz. Bunun için A1:B5
arasını seçili duruma getirin ve Ctrl + Shift + F3 tuşlarına basın. Örnek
resimde görüldüğü gibi ekrana bir diyalog kutusu gelecektir. Burada sütun
başlıklarını isim olarak kullanmak istiyorsanız sadece üst satır seçeneğini
aktif hale getirin ve tamam düğmesine basın. Bundan sonra artık isim alanını
seçmek istediğinizde A2:A5 arası seçili duruma gelecektir. Özellikle kalabalık
uzun tablolarda Excel'in bu kestirmesi çok kullanışlıdır.
EXCEL BELGELERİNİN NESNELERİ
EXCEL belgelerinizi çizimler, grafik
nesneleri, Word belgelerinden alınmış bölümler ve resimler ile süslemiş
olabilirsiniz. Ancak zaman zaman bir Excel tablosundaki sayılarda bazı
değişiklikler yapmak istediğinizde bütün bu süsler size ayakbağı olacak ve
sayfaları sağa sola, yukarı aşağı kaydırırken hızınızı yavaşlatacaklardır.
Ancak bunu engellemenin basit bir yolu var, grafiklerinizi silmeden gizlemek.
Excel'in belgeye gömülmüş bütün grafik öğelerini ve resimleri bir anda
saklamasını istiyorsanız iki kere Ctrl + 6 tuşlarına basın. Bütün nesneler
(çizimler dahil) saklanacak, ortada sadece sayılar kalacaktır. İşinizi
bitirince nesneleri tekrar görüntülemek için tekrar Ctrl + 6 tuşlarına basmanız
yeterlidir.
FORMÜLLERİ KOPYALAMANIN HIZLI YOLU
EXCEL'DE bir formül yazıp diğer hücrelere bu formülleri kopyalayarak hesap
tabloları üretmek gerçekten oldukça pratiktir. Ancak bunun daha da hızlı bir
yolu var biliyor musunuz? Yapacağınız şey önce birinci hücreye formülü girmek.
Daha sonra hücrenin içerisine bir kere tıklamak ve hücrenin sağ alt tarafındaki
+ biçimli kutucuğa çift tıklamak. Bu işlemi yaptığınızda Excel hücrenin alt
tarafını aynı formülle dolduracaktır, elbette sol tarafta boş bir hücreye
rastlayana kadar. Bir formül daha da hızlı çoğaltılamaz, değil mi?
EXCEL BELGELERİNDE VURGULAMA
ÇALIŞMA arkadaşlarınız ile paylaşmakta olduğunuz Excel belgelerinizin belli bir
bölümüne vurgulama yapmak istediğinizde Excel'in çizim aracının Otomatik Şekil
seçeneklerini kullanabilirsiniz. Eğer çizim araç çubuğu ekranda görünür halde
değilse araç çubuklarından herhangi birinin üzerine gelip sağ fare düğmesine
basın, ekrana gelecek olan menüden Çizim komutunu çalıştırın. Excel belgenizi
hazırlayın, daha sonra çizim araç çubuğunun Otomatik Şekil menüsünü açın,
Belirtme Çizgileri bölümüne gelin. Burada zevkinize uygun bir konuşma balonu
bulun, fare imlecini kullanarak belgenin uygun yerine konuşma balonunu çizin,
içine yazacağınız metni girin ve formatlayın.
KAĞIT DÖKÜMLERİNİ ORTALAMAK
EXCEL belgelerinizi kağıda döktüğünüzde baskının ortalanmasını istiyorsanız
kağıda dökmeden önce Dosya menüsünden Sayfa Yapısı komutunu çalıştırın. Ekrana
gelecek olan diyalog kutusunun Kenar Boşlukları bölümüne gelin. Burada Yatay ve
Dikey ortalama seçeneklerini aktif hale getirin. Excel hesap tablonuzun
içeriğini kağıda ortalayarak basacaktır. Örnek için aşağıdaki resme
bakabilirsiniz.
FORMÜL GİRMENİN KOLAY YOLU
EXCEL'İN artık hesap tablolarında bir sütunun başlığından sütun içeriğini
isimlendirecek kadar akıllandığını biliyor musunuz. Örneğin başlığı DENEME olan
bir grup sayıyı toplamak istediğinizi varsayalım. Eskiden olsa bu sayıları ya
=TOPLA(A1:A10) formülü ile toplar ya da bu sayı topluluğuna bir isim verir ve
=TOPLA(isim) formülünü kullanırdık. Artık bunlara gerek yok. Aşağıdaki örnek
resimde görüldüğü gibi bir tablonun başlıklarını kullanarak Excel'e toplama
işlemi yaptırabiliyorsunuz. Resim her şeyi anlatıyor, bütün yapacağınız
toplamın yazılacağı hücreye gitmek ve =TOPLA(sütun_başlığı) formülünü
kullanmak.
EXCEL İÇİNDE HESAP MAKİNASI
BASİT hesaplamalar yapmak için de Excel'in formülleri ile uğraşmaya değmez ki.
Excel araç çubuğuna bir hesap makinesi simgesi ekleyip bu düğmeye basılınca
Windows 95'in basit hesap makinesinin açılmasını sağlayarak işlerinizi
kolaylaştırabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları takip etmeniz
yeterli: Ê Herhangi bir Excel araç çubuğunun üzerine sağ fare düğmesi ile
tıklayın ve Özelleştir komutunu çalıştırın.
GRAFİKLER VE SAYILAR YAN YANA
Hesap
tablonuzda bir hata yok ve o ##### işareti bir hataya işaret etmiyor. Sadece
hücre genişliği ile ilgili bir problem olduğunu gösteriyor. Hesap tablonuzun
hücre genişliklerini ayarladıktan sonra büyük sayılar girerseniz, hücrenin
içeriği o punto büyüklüğünde o hücrenin içerisinde o sayıyı görüntüleyemediği
için bu tür bir problem çıkartıyor ve ##### işareti görüntülemekle yetiniyor.
Bu
problemi hesaplamalarda hata yapmaz ancak mektubunuzda da belirttiğiniz gibi
kağıda dökülen belgelerde çirkin görünümlere neden olur. Bu sorunu gidermenin
en kolay yolu hücrelerin tamamını seçmek (CTRL + SHIFT + SPACE tuşlarına
basarak) ve BİÇİM menüsünden SÜTUN * EN UYGUN GENİŞLİK komutunu çalıştırmaktır.
Bu
işlemi yaptığınızda bütün hücrelerin genişliği değerlerinin tamamını en uygun
şekilde gösterecek boyuta getirilecek ve kağıda dökerken karşılaştığınız
problemlere "güle güle" demenizi sağlayacaktır.
EXCEL GRAFİKLERİNE YENİ DEĞERLER EKLEMEK
Bir Excel
tablosunda kullanmakta olduğunuz bir grafiğe bir dizi yeni değer eklemek
istediğinizde pek çok Excel kullanıcısının yaptığı gibi grafiği silip yeni
verilerle bütün sütunları seçip grafik sihirbazını tekrar çalıştırmanız şart
değil. Pek çok kullanıcı bunu yaptığı için grafiklerini her seferinde
formatlamak için boşu boşuna zaman kaybederler. Halbuki Excel varolan bir
grafiğe yeni veriler eklenmesini son derece kolaylaştırmıştır.
Aşağıdaki
gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım.
Bu
hesap tablosunda A2:B5 alanında dört satır veri bulunuyor. Peki biz bu grafiğe
üç yeni satır eklemek istediğimizde ne yapacağız? Bütün yapacağımız verileri
orijinal verilerin altına eklemek. Bu satırları ekledikten sonra da bu yeni
verileri grafiğe tanıtmak. Bunun için de yeni eklemiş olduğunuz verileri seçili
duruma getireceksiniz. Daha sonra seçimin kenarlarında herhangi bir yere sol
fare düğmesine ile sürükleme ve bırakma yapmanız gerekli. Aynen hücreleri
kopyalar veya taşır gibi. Ancak bu sefer taşıyacağınız yer direkt olarak olarak
grafiğin üzeri olacaktır. Fare düğmesinden elinizi çektiğinizde grafik otomatik
olarak bu yeni verileri de bünyesine ekleyecek, boyutlarını otomatik olarak
ayarlayacaktır.
Böylece
grafiğinizin formatını, yerleşimini veya herhangi bir özelliğini değiştirmeden
yeni verileri almış olacaksınız.
GİZLİ HÜCRELERİ KOPYALAMAK İSTEMİYORUM
Excel
kopyalama yapmadan önce sadece görünür hücreleri seçili duruma getirmenize
imkan sağlayan bir komuta sahiptir. Ancak bu komut son derece diplerde
gizlenmekte olduğundan pek çok kullanıcı bu seçeneğin farkına varmaz. Gizli
hücreler içeren bir Excel belgesinde sadece görünür hücreleri seçili duruma
getirmek için aşağıdaki adımları takip edin:
1.
Gizli hücreler de dahil olmak üzere kopyalamak istediğiniz bütün hücreleri
seçili duruma getirin.
2.
tuşuna basın.
3.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ÖZEL düğmesine basın.
4.
Açılacak olan yeni diyalog kutusunda "Yalnızca görünür hücreler"
seçimini aktif hale getirin ve ENTER tuşuna basın.
5.
Control + C tuşlarına basarak kopyalayın.
6.
Yapıştıracağınız hücreye gelin ve ENTER tuşuna basın.
Bu
adımları takip ettiğinizde sadece görünür hücrelerin kopyalandığına şahit
olacaksınız. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.
KOMUTLARI DÜĞMELEŞTİRMEK
BİR
önceki mektuba verdiğimiz cevap Excel'in menülerinde veya araş çubuklarında
olmayan, dolayısı ile de kullanıcıyı birkaç adım atmak zorunda bırakan bir püf
noktası içeriyordu. Elbette bu adımları basitleştirmek boynumuzun borcu, bu
yüzden hemen hemen bütün Excel komutları içeren bu püf noktasını vermenin
zamanının geldiğini düşünüyorum. Sık kullanacağınız ancak Excel'in menü veya
araç çubuklarında olmayan bir komutu bir düğme olarak Excel araç çubuğuna
eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. Buradaki örnek, bir önceki püf
noktasında anlatılan "yalnızca görünür hücreler" seçeneği için
anlatılmıştır, siz diğer komutları eklemek için minik tefek bazı değişiklikler
yapmalısınız.
1.
Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde boş bir yere gidin ve sağ fare düğmesine
basın.
2.
Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın.
3.
Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gelin, listeden Düzen
komutunu seçili duruma getirin.
4.
Bu işlemi yaptığınızda sağ taraftaki listede Düzen komutunun seçenekleri
görüntülenecektir. bu listede aşağı doğru kayaraktan "görünür hücreleri
seç" seçeneğini bulun ve seçili duruma getirin.
5.
Bu seçeneği fare ile sürükleyerek herhangi bir araç çubuğunun üzerine getirin
ve bırakın. Bıraktığınız yerde bir düğme oluşacaktır.
Artık
bu düğmeyi kullanarak sadece görünür hücrelerin seçilmesini sağlayabilirsiniz.
DÜĞMELERİN TANIMLARINI DEĞİŞTİRMEK
DÜĞMELERDEN
başladık, düğmelerden devam edelim derim. Herhangi bir Excel araç çubuğundaki
düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekletirseniz sarı minik bir
açıklamanın ekrana geldiğini görürsünüz. Genelde komutun adını içeren bu
açıklamayı istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi biliyor musunuz.
Yine
bir önceki örnekte oluşturduğumuz "sadece görünür hücreleri seçme"
düğmesinin açıklamasını "bu düğmeye tıkladığınızda sadece görünür
durumdaki hücreler seçilir, gizli hücreler seçilmez" şeklinde bir pehlivan
tefrikası yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:
1.
Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde sağ fare düğmesine basın.
2.
Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. Özelleştir diyalog kutusu
açılacaktır.
3.
Açıklamasını değiştirmek istediğiniz düğmenin üzerinde sağ fare düğmesine
basın.
4.
Ad bölümüne tıklayın, buradaki açıklamayı silin ve kendi açıklamanızı yazın.
5.
ENTER tuşuna basın, Özelleştir diyalog kutusunu kapatın.
İşte
bu kadar. artık bu düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekleyince
yazmış olduğunuz açıklama görüntülenecektir. Örnek için aşağıdaki resme
bakabilirsiniz.