Make your own free website on Tripod.com

HÜCRE İÇİNDE LİNK'LER

Excel 97'nin link özelliklerini kullanarak büyük hesap tabloları içerisinde dolaşmanızı kolaylaştıracak kestirmeler yaratabilirsiniz. Örneğin A1 hücresine tıkladığınızda aynı hesap tablosu dosyası içerisinde başka bir sayfanın A1000 hücresine gitmek istediğinizi varsayalım. Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

1.       Önce üzerine tıklanacak ve gidilecek olan hücreye gelin ve link metnini yazın.

2.       EKLE menüsünden KÖPRÜ komutunu çalıştırın.

3.       Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda DOSYADAN BELİRLİ KONUM seçeneğinin yanındaki GÖZAT düğmesine basın.

4.       Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde gitmek istediğiniz hücrenin sayfa ve hücre adresini yazın.

5.       TAMAM düğmesine basın.

Seçmiş olduğunuz hücre içerisindeki metnin aynen Web sayfalarındaki gibi altı çizgili bir HYPERLINK durumuna geldiğini göreceksiniz. Üzerine tıkladığınızda yukarıdaki satırlarda 4. adımda yazmış olduğunuz hücrenin ekrana getirileceğini göreceksiniz.

KOŞULLU TOPLAMA

Dizi formülleri kullanarak bu istediğiniz işlemi kolayca başarabilirsiniz. Yan taraftaki ekrandaki gibi bir hesap tablonuz olduğunu varsayalım Bu tabloda gördüğünüz gibi, A sütununda firmanızda çalışan kişilerin isimleri yazıyor. B sütununda ise kişilerin yanında değişik zamanlarda kazandırdıkları paralar yazmakta. Bu liste aşağıya doğru uzayıp gidebilir, ben sadece birkaç örnek giriş yaptım.

D sütununda başlayan tabloda ise firma elemanının adı, hemen yanındaki E sütununda da elemanın toplam olarak kazandırdığı para listeleniyor. E sütununa girilecek olan formül aşağıdaki gibidir:

=TOPLA(EĞER(A1:A1000=D2;B1:B1000))

ancak bu bir dize formülü olduğu için, formül yazıldıktan sonra ENTER değil CTRL + SHIFT + ENTER tuşlarına basılarak girilmesi gereklidir. Aksi takdirde doğru sonuç vermez. Formülü aşağıya doğru kopyalayıp, D sütununa değişik eleman isimleri girerek elemanların kazandırdıkları toplam paraların otomatik olarak yan taraflarına yazılması gerçekleştirilecektir.

Şimdi de dikkat edilmesi gereken bir nokta, formülümüz A1:A1000 ve B1:B1000 arasında geçerlidir. Bu yüzden eğer 1000 satırdan fazla bir listeniz varsa buradaki 1000 sayısını uygun şekilde değiştirmeniz gerekecektir. Formülümüz A sütunundan aşağı doğru bakıyor, burada D sütununda yazılı olan metni bulduğunda yan taraftaki hücrenin içeriğini (kazandırılan para) otomatik olarak toplama ekliyor.

FORMÜLLERİ YUVARLAMAK

SORU: hesap tablolarında bölme çarpma gibi hesaplamalar yapıyorum. Sonuçların daha düzenli görülebilmesi için sadece iki haneli görüntülenmesini istiyorum. Ama hücre formatlaması ile değil! Sayıların gerçekten iki haneye yuvarlanmasını istiyorum. Bunun için hangi formülü kullanmak gerekli?

Cevap: yapacağınız işlem EXCEL'in =YUVARLA formülünü kullanmak. Bu formül

=yuvarla(yuvarlanacak hücrenin adı;sıfırdan sonra basamak sayısı)

şeklinde kullanılır. Yani 0,269767 sayısını 0,27 şeklinde yuvarlamak istiyorsanız ve bu sayı da örneğin A1 hücresinde ise kullanacağınız formül

=YUVARLA(A1;2)

OTOMATİK SEÇMESİN

Word bir kelimenin sadece bir bölümünü seçmek isteseniz bile gidip bütün kelimeyi mi seçiyor otomatik olarak? Çaresi basit, ARAÇLAR menüsünden SEÇENEKLER komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun DÜZEN bölümüne gelin. Burada SEÇERKEN OTOMATİK OLARAK TÜM SÖZCÜK SEÇİLSİN seçeneğini kapatın. TAMAM düğmesine basın. Artık kelimelerinizin parçalarını rahat rahat seçebileceksiniz.

=ETOPLA NE DEMEK?

Adı geçen formül EĞER ile TOPLA formüllerinin birleştirilmesi sonucu ortaya çıkıyor. Bir hücre topluluğunda belli bir kritere uygun olan hücreleri toplayıp sonucu vermek için kullanılıyor. Örneğin bir sütunda 10 adet sayı olsun. Siz bu sayılardan sadece 20'den küçük olanların seçilip birbirleri ile toplanmasını ve sonucun da bir hücreye yazılmasını istiyorsunuz. Yandaki örnek resimde Bunun için örnek resimde görüldüğü gibi B2 hücresinde A2:A11 arasının toplamı yazıyor. Ancak biz B3 hücresinde bu sayılar arasında sadece değeri 20'den küçük olan hücrelerin toplamını görüntülemek istiyoruz diyelim.

Bu durumda, B3 hücresine girmemiz gereken formül:

=ETOPLA(A2:A11;"<20")

olacaktır. Yani, formülümüz "A2 ile A11 arasındaki hücrelerden değeri 20'den küçük olanları topla" anlamına geliyor.

SOYADLARINA GÖRE SIRALAMAK

SORU: Elime bir yerden isim listesi geçti ve bunları bir Excel tablosuna aldım. Ancak bu Excel tablosunda bir problem var. İsimleri soyadı sırasına göre listelemek istiyorum. Excel ise VERİ menüsünden SIRALA komutunu çalıştırdığımda sadece isme göre sıralama yapıyor. Sanırım isim ve soyadları birbirlerinden bir şekilde ayırmam gerekiyor. Bunu nasıl yapacağım?

Cevap: Daha önce de Çözümler köşesinde bahsettiğimiz gibi, bu işlemi EXCEL'in metni sütunlara dönüştürme fonksiyonunu kullanarak başarabilirsiniz. Varsayalım ki, bu isimlerin listesi A sütununda yer alıyor. İsimleri A, soyadları da B sütununa almak için önce A sütununun tamamını seçili duruma getirin. VERİ menüsünden METNİ SÜTUNLARA DÖNÜŞTÜR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde SINIRLANDIRILMIŞ seçeneğini aktif hale getirin ve İLERİ düğmesine basın. bir sonraki adımda AYIRICILAR bölümünde de BOŞLUK seçeneğini aktif hale getirin. SON düğmesine basın. aynen istediğiniz gibi soyadları ve isimler birbirlerinden ayrılacaklardır.

Burada dikkat edilmesi gereken, iki isimli kişilerin isimleri bölünürken ortaya çıkabilecek sorunlardır. Çünkü bu durumda birinci isim A, ikinci isim B soyadı da C sütununa kayacaktır. Bu durumda belgede aşağı doğru kayıp bu tür olası hataları elle düzeltmelisiniz. Daha sonra istediğiniz gibi (isim veya soyadı sırasına göre) verileri sıralayabilirsiniz.

BÜTÜN FORMÜLLERİ GÖRÜNTÜLEMEK

BİR Excel çalışma sayfasındaki bütün formülleri ekranda görmek ve kontrol etmek istiyorsanız Excel'in formül görüntüleme seçeneğini kullanabilirsiniz. Formülleri görüntülemek istediğiniz Excel dosyasını açın. ARAÇLAR menüsünden SEÇENEKLER komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda (örnek resimde görüldüğü gibi) GÖRÜNÜM bölümüne gelin. Burada pencerenin alt tarafındaki FORMÜLLER seçeneğini aktif hale getirin. TAMAM düğmesine basın ve diyalog kutusunu kapatın. Hücrelerin içerisindeki formülleri tabak gibi göreceksiniz.

TELEFON NUMARALARINI DÜZGÜN GİRMEK

SORU: Excel'de bir tablo hazırlıyorum, kişilerin isim ve telefon numaralarını tutmak için. Ancak telefon numaralarını belli bir standart şeklinde girmek istiyorum. Yani alan kodu, başında sıfır, alan kodu parantez içinde şeklinde. Excel'in telefon numaralarıma bu formatı uygulamasını nasıl sağlayabilirim?

Cevap: Excel'in "kullanıcı tanımlı" hücre formatlama seçeneklerini kullanabilirsiniz. Telefon numaralarını gireceğiniz kolonu seçili duruma getirin. Daha sonra CTRL + 1 tuşlarına basarak hücre formatlama diyalog kutusunu ekrana getirin. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda SAYI bölümüne gelin. Burada sol taraftaki listede aşağıya kayın ve İSTEĞE UYARLANMIŞ seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki TÜR yazan bölüme

# (###) ### ####

yazın. TAMAM düğmesine basın ve diyalog kutusunu kapatın. o kolona örneğin 2125028476 şeklinde bir telefon numarası girdiğinizde ENTER tuşuna basınca numaranın 0 (212) 502 8476 şeklinde gösterileceğine şahit olacaksınız

TABLOLARI TERSYÜZ ETMEK

EĞER satırlar ve sütunlardan oluşan bir Excel tablonuz varsa ve satırların yerine sütunları, sütunların yerine de satırları getirmek, yani tabloyu "tersyüz" etmek istiyorsanız bunu Excel'in özel yapıştırma seçeneklerini kullanarak başarabilirsiniz. Önce örnek resimde görüldüğü gibi tersyüz etmek istediğiniz tabloyu seçili duruma getirin. Daha sonra CTRL + C tuşlarına basarak tabloyu kopyalayın.

Tablonun tersyüz edilmiş halinin kopyalanacağı birinci hücreyi seçili duruma getirin. DÜZEN menüsünden ÖZEL YAPIŞTIR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde DEVRİK seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. Tablonuz çevrilmiş olarak yapıştırılacak, yani sütunlar satır, satırlar sütun olacaktır.

BİR SÜTUNDAKİ SAYILARI TOPTAN ARTIRMAK

Önce sayfa içerisinde boş bir hücreye 1,5 sayısını yazın. Daha sonra hücreyi seçili duruma getirin ve CTRL + C ile kopyalayın. Daha sonra değerlerini artırmak istediğiniz sütunun tamamını seçili duruma getirin. DÜZEN menüsünden ÖZEL YAPIŞTIR komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde İŞLEM bölümünden ÇARP seçeneğini aktif hale getirin. TAMAM düğmesine bastığınızda seçmiş olduğunuz sütundaki hücrelerin tamamının 1,5 ile çarpılmış olduklarını göreceksiniz.

Aynı yöntemi kullanarak ÖZEL YAPIŞTIR diyalog kutusu içerisinde diğer basit matematiksel işlemleri bir grup hücre üzerine uygulayabilirsiniz.

SÜSLÜ BAŞLIKLAR

Şimdi, varsayalım ki şirket logonuz LOGO.BMP adında masaüstünde bir dosya olarak kuzu kuzu duruyor. Birinci adımda bunu Excel dosyasının içerisinde A1 hücresine almamız gerekli. Bunun için raporunuzu açın ve üst tarafında logoya uygun bir boşluk bırakın. Gerekirse raporun en başına bir boş satır ekleyin (EKLE * SATIR komutunu çalıştırarak). Daha sonra A1 hücresine gelin. EKLE menüsünden RESİM * DOSYADAN AL komutunu çalıştırın.

Ekrana gelecek olan diyalog kutusunu kullanarak masaüstüne gelin ve LOGO.BMP dosyasını bulun (elbette bu dosya başka bir yerde başka bir isim altında da yer alıyor olabilir). Üzerine çift tıkladığınızda resim dosyası Excel belgenizin içerisine alınmış olacaktır. Burada gerekli boyut ayarlamalarını yapın. Hücre yüksekliğinin resimden fazla olmasına dikkat edin. Yani birinci satır resmi içerisine alacak şekilde görüntülenmeli.

Bu ayarı yaptıktan sonra DOSYA menüsünden SAYFA YAPISI komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun ÇALIŞMA SAYFASI bölümüne gidin. Burada ÜSTTE YİNELENECEK SATIRLAR diye bir seçenek bulacaksınız. Buradaki metin kutusunun içerisine bir kere tıklayın. Daha sonra 1. satırın satır başlığına (gri 1 yazan yere) tıklayın. ÜSTTE YİNELENECEK SATIRLAR bölümüne $1:$1 yazısı gelecek. TAMAM düğmesine basın ve diyalog kutusunu kapatın. DOSYA menüsünden BASKI ÖNİZLEME komutunu çalıştırın. Şirket logosunun basılacak olan bütün sayfaların üst tarafına yerleştirilmiş olduğunu göreceksiniz.

TARİHLER ARASINDAKİ GÜN FARKI

Excel kullanırken bir problem gözüme takıldı. Örneğin A1 hücresinde 29/08/1999 diye bir tarih yazıyor, A2 hücresinde de 28/09/1999 diye bir tarih yazsın. Ben A3 hücresinde bu iki tarih arasındaki gün farkının yazmasını istiyorum. Bunun için A3 hücresine =A2-A1 formülünü girdiğim zaman A3 hücresinde her nedense 30.01.1900 tarihi yazılıyor. Oysa ben burada sadece 30 yazmasını istiyorum çünkü bu iki tarih arasında 30 gün far var. Bunu nasıl başarırırım? İki tarih arasındaki gün farkını gösteren bir makro veya özel bir formül var mıdır?

Gerek yoktur. Neden derseniz, bu iki tarihi birbirinden çıkardığınızda sonuç 30 çıkıyor ancak hücrenin formatı tarih cinsinden olduğu için böyle gösteriliyor. Oysa hücrenin formatını değiştirirseniz herhangi bir problem çıkmadığını göreceksiniz. A3 hücresine =A2-A1 formülünü girdikten sonra hücreyi iseçili duruma getirin ve CTRL + 1 tuşlarına basın. Hücre formatını ayarlayabileceğiniz bir diyalog kutusu ekrana gelecek. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda sol taraftaki listede aşağı kayarak "isteğe uyarlanmış" seçeneğini aktif hale getirin. Daha sonra sağ taraftaki metin kutusunun içerisine 0 (sıfır) değerini girin. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. Bu ayarı yapıp TAMAM düğmesine basın. A3 hücresinde gün farkının düzgün olarak gösterildiğine şahit olacaksınız.

SADECE BELLİ HÜCRELER DEĞİŞTİRİLSİN

Bunun için yapacağınız işlem önce şablon dosyasını hazırlamak daha sonra da müdahale edilmesine izin verdiğiniz hücreleri seçip bunların koruma özelliğini kaldırmak. Daha sonra belgeyi tümden korumanız gerekiyor.

Böylece sadece sizin korumasız bıraktığınız hücrelerin içeriği değiştirilebilecektir. İsterseniz bu işlemi adım adım inceleyelim. Önce aşağıdaki resimde görüldüğü gibi bir şablon dosyaya sahip olduğunuzu varsayalım.

Bu şablona şöyle bir göz atalım. Burada içeriği değişecek olan hücreler A2:C7 arasındaki alanda kalan hücrelerdir. Çünkü bunların içine satın alınan malın adı, birim fiyatı ve adedi yazılacaktır, bunlar değişecektir. Ancak D sütununda bir değişiklik yapılmayacaktır. Çünkü burada otomatik ara toplamlar ve genel toplamlar hesaplanıp görüntülenecektir. Şimdi, şablonu böyle hazırladıktan sonra amacımız belgeyi korumaya almadan önce A2:C7 arasının korumasını kaldırmak.

Bunun için A2:C7 alanını seçili duruma getirin ve CTRL + 1 tuşlarına basın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun KORUMA bölümüne gelin. Burada KİLİTLİ seçeneğini pasif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. Bu hücrelerin koruması kaldırılacaktır. Örnek için yukarıdaki resme bakabilirsiniz.

Şimdi artık bu hücreleri de belirlediğimize göre çalışma kitabının korumasını aktif hale getirebilirsiniz. Bunun için ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFAYI KORU komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde bütün seçenekleri aktif hale getirin. Daha sonra diyalog kutusunun alt tarafındaki metin alanına belgeyi koruma için kullanılacak olan şifreyi girin. Ben örnekte şifre olarak "deneme" şifresini kullandım. Şifreyi girdikten sonra TAMAM düğmesine basın. Şifreyi kontrol için bir kere daha girmeniz istenecek. Yine girin ve TAMAM düğmesine basın. Belgenin koruması aktif olacaktır.

Bundan böyle önceki adımlarda KİLİDİNİ kaldırmış olduğunuz hücreler dışındaki herhangi bir hücrenin içerisine bir şeyler yazmak istediğinizde ekranda hemen bir diyalog kutusu belirecek ve sayfanızın korunmakta olduğunu, bu hücrelere bir şey yazmanızın mümkün olmadığını gösterecektir. Bu aşamada sadece korumasını kaldırmış olduğunuz hücrelerin içeriğini değiştirebileceksiniz. Ayrıca diğer hücrelerin boyutunu, sütun satır boyutlarını, font filan gibi özelliklerini de değiştiremezsiniz.

Yani aynen sizin istediğiniz gibi, şifrenizi bilmeyen herhangi biri şablonunuz üzerinde sizin isteğiniz dışında herhangi bir değişiklik yapamayacaktır.

Herhangi bir anda şablonun belli özelliklerini değiştirmek istediğinizde korumayı kaldırma için yine ARAÇLAR menüsünden KORUMA * SAYFA KORUMASINI KALDIR komutunu çalıştırmanız ve şifreyi doğru girmeniz yeterli. İstediğiniz değişikliği yaptıktan sonra korumayı tekrar aktif hale getirmeyi de ihmal etmeyin hani...

YALNIZCA BENZERSİZ KAYITLAR

Çözümü Excel'in süzgeçleri kullanılarak gerçekleştirilebilecek bir şey. Örneğin, benzersiz kayıtları bulup çıkartmak istediğiniz listenin Excel belgesinin A sütununda alt alta dizildiğini varsayalım. Bu sütundaki veriler arasında eleme yaparak sadece benzersiz kayıtları örneğin C sütununa listelemek isterseniz aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli olacaktır.

1. Eğer listenizin bir başlığı yoksa önce A1 hücresine gelin. SHIFT + SPACE tuşlarına basarak bütün satırı seçili duruma getirin.

2. EKLE menüsünden SATIR komutunu çalıştırın. Bütün liste bir satır aşağıya kayacak ve A1 hücresi boşalacaktır. Bu hücreye liste adıyla ilgili bir şeyler yazın, örneğin "isimler" gibi bir şeyler. Daha sonra bu hücreyi BOLD yapın ki EXCEL sorun çıkartmadan liste başlığının bu hücre olduğunu anlasın.

3. CTRL + SPACE tuşlarına basarak bütün sütunu seçili duruma getirin.

4. VERİ menüsünden SÜZ * GELİŞMİŞ SÜZGEÇ komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusu içerisinde LİSTE ARALIĞI otomatik olarak seçtiğiniz sütun şeklinde ayarlanacaktır. Diyalog kutusu içerisinde BAŞKA BİR YERE KOPYALA seçeneğini aktif hale getirin.

5. Yine aynı diyalog kutusu içerisinde HEDEF metin kutusunun içerisine tıklayın. Daha sonra sayfa içerisinde süzülen verilerin kopyalanacağı sütunun ilk hücresine (bizim örneğimizde C1 hücresi) tıklayın. Bu işlemi yaptığınızda diyalog kutusu içerisinde HEDEF bölümüne otomatik olarak Sayfa1!$C$1 yazılacaktır. Diyalog kutusunun YALNIZCA BENZERSİZ KAYITLAR seçeneğini aktif hale getirin. Örnek için yandaki resme bakabilirsiniz.

6. Yukarıdaki işlemleri yaptıktan sonra TAMAM düğmesine basın.

TAMAM düğmesine bastığınızda C sütununda A sütunundaki listenin sadece benzersiz kayıtlarının elenerek alt alta dizildiğine şahit olacaksınız. Artık bu süzülmüş liste ile istediğinizi yapabilirsiniz.

BOŞ HÜCRELERİ KONTROL ETMEK

Excel'in =EBOŞSA fonksiyonu istediğiniz görevi yerine getirecektir. Bunun için yapacağınız şey öyle. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Eğer B sütunundaki hücrelere aşağıdaki formülü girersek

=EĞER(EBOŞSA(A1);"ahmet";"mehmet")

bu durumda B sütunundaki hücrelerin istediğiniz değerleri aldığına şahit olacaksınız. Örnek formül önce A1 hücresinin durumunu değerlediriyor. =EBOŞSA formülü eğer hedefteki hücre boşsa DOĞRU, boş değilse YANLIŞ değerini alır. Hücredeki =EĞER formülü de =EBOŞSA formülünden gelen değere göre B1 hücresinin değerini "ahmet" veya "mehmet" yapmaktadır.

DÜZGÜN TL GÖSTERİMİ

Bir hücrenin içerisindeki rakamı başka bir hücre içerisinde Türk lirası formatlama kurallarına uygun olarak görüntülemek için Excel'in özel bir fonksiyonu olan =LİRA fonksiyonunu kullanabilirsiniz. =LİRA fonksiyonu aşağıdaki gibi kullanılır:

=LİRA(hücre;ondalık)

burada hücre bölümüne değerin alınacağı hücrenin adresini yazmak gerekli. Ondalık bölümünde ise TL gösteriminde kullanılacak olan ondalık bölümün, yani virgülün sağ tarafında yer alacak olan rakamların sayısını ayarlayabilirsiniz. Örneğin A1 hücresinde 1200,23 sayısı varsa bu durumda B1 hücresine

=LİRA(A1;3)

formülünü girdiğinizde B1 hücresinde

1.200,230

yazdığına şahit olacaksınız.

AYRI BÖLÜMLERİ BASMAK

Kullanırken bir hesap tablosu belgesinde birbiri ile komşu olmayan bölgeleri tek bir kağıda basmak isteyebilirsiniz. Bunun için basılacak olan bölümleri CTRL tuşuna basıp basılı tutarak belirleyin. Daha sonra DOSYA menüsünden YAZDIRMA ALANI * YAZDIRMA ALANINI BELİRLE komutunu çalıştırın. Seçmiş olduğunuz bölümlerin çevreleri kesikli çizgi ile işaretlenecektir.

Daha sonra DOSYA menüsünden YAZDIR komutunu çalıştırın. Artık sadece CTRL ile seçmiş olduğunuz bölümler kağıda dökülecektir. Bu yöntemi kullanarak geniş bir hesap tablosu belgesinde sadece istediğiniz önemli bölgelerin kağıda dökülmesini sağlayabilirsiniz.

NE OLACAK BU VERİLERİN HALİ

Excel'in TRENDLINES yani EĞİLİM ÇİZGİLERİ fonksiyonunu kullanarak bir grafikte belli bir adımdan sonra grafiğin gelişine göre hangi verinin geleceğini tahmin ettirebilirsiniz. Bunun için önce aşağıdaki gibi bir hesap tablosu ve grafiğe sahip olduğunuzu varsayalım.

Şimdi, bu grafikte 2000 senesinden 2005 senesine kadar olan ciro tahminlerini de görüntülemek isteyelim. Bunun için önce grafiği üzerindeki herhangi bir sütuna gidin ve Sağ fare düğmesine basın. Ekrana gelecek menüden EĞİLİM ÇİZGİSİ EKLE komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ekleyeceğiniz eğilim çizgisinin tipini belirleyebilirsiniz. Burada birinci seçenek olan DOĞRUSAL seçeneğini aktif hale getirin. Daha sonra aynı diyalog kutusunun SEÇENEKLER bölümüne gelin. Burada kaç dönem ileriye doğru tahmin yaptırtmak istediğiniz belirleyin ve eğilim çizgisine "gelecek yılların tahmini" filan gibisinden bir isim verin. Aynı diyalog kutusunda GRAFİK ÜZERİNDE DENKLEMİ GÖRÜNTÜLE seçeneğini de aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.

TAMAM düğmesine bastığınızda grafiğinizdeki verilere eğilim çizgisi eklenecek ve grafik bundan sonraki ayarladığınız dönemlere kadar uzatılacaktır. Ayrıca grafiğin üzerinde bu uzamanın doğrusal denklemi de görüntülenecektir. Bu denklemi kullanarak gelecek yıllarda değerin nelere ulaşacağını hesaplayabilirsiniz.

Not: Grafiğe eklenen verilerin formülü ve tipi ile oynayarak tahminlerinizi daha da rafine edebilirsiniz. Örneğin denklemi doğrusaldan ÜS seçeneğine değiştirerek verilerin dikey olarak değil de daha yumuşak bir eğimle yükselmesini sağlayabilirsiniz.

UZUN METİNLERİ BÖLÜN

Eğer tablolarınızda çok büyük metinler varsa ve hücre genişlikleri bu metinlerin tamamını gösterecek şekilde ayarlanmamışsa, ekranda hesap tablonuzu incelerken metni okumakta zorlanırsınız. Çünkü bir hücrenin içeriği diğer hücrenin başı tarafından bölünerek hücre içeriğini okunmaz hale getirir.

Eğer bu tür hücrelerin içeriğini incelemek istiyorsanız hücreyi ikiye bölerek, ve hücre içeriğini çift satır haline getirerek daha rahat okunmalarını sağlayabilirsiniz. Bunun için iki satır haline getirmek istediğiniz hücrenin üzerine gelin ve tuşuna basın. İmleç hücrenin içerisine girecektir. Hücrenin bölünen metninden hemen sonraya bu imleci getirin ve ALT + ENTER tuşlarına basın. Hücre içeriği bu imleç pozisyonundan sonra bir alt satıra atlayacak, hücrenin yüksekliği de bu satırlara göre otomatik olarak ayarlanacaktır.

EXCEL’DE SİZE ÖZEL SAYI FORMATLARI

Excel’de hücrelere sayı biçimi verirken, size sunulan seçenekler dışında kendi isteğinize bağlı formatlar da oluşturabilirsiniz. Bu formatları oluşturmak için Format/Cells (Biçim/Hücreler) altında Number (Sayı) sekmesinde Custom (İsteğe Uyarlanmış) alanına istediğiniz biçim özelliklerini girmelisiniz.

Temel sayı biçim kodları:

Excel’de Belirli sayıda basamak belirtmek için 0, # ve ? karakterleri kullanılır. # karakteri kullanıldığında, sıfırlar sadece anlamı olduğunda görüntülenir. 0 karakteri kullanıldığında ise sıfırlar anlamlı olsalar da olmasalar da görüntülenir. ? karakteri ise format tanımından daha az basamak olması halinde boşluklar eklenmesi (hizalama için) ya da kesirli sayılar görüntülenmesi için kullanılır. Ondalık kısımları görüntülemek için ".", binleri ayırmak için ise "," kullanılır. Biçime renk eklemek için, kodlardan önce köşeli parantez içinde renk isimini (örneğin [RED] ya da Türkçe’de [KIRMIZI]) veya paletteki renk numarasını (örneğin [COLOR 6]) kullanabilirsiniz. Aşağıdaki örnekler bu kodların kullanımını daha iyi gösteriyor.

DÜZ METNİ SÜTUNLARA BÖLÜN

Excel’de tutulan kayıtlarda herhalde en sık kullanılan alan isim alanıdır. Genellikle isim tek bir hücreye yazılır ama kimi zaman bu uygulama sorunlar getirebilir. 10,000 kayıtlık bir veritabanındaki isim alanını elinizle ad ve soyad olarak iki ayrı alana bölmeye çalıştığınızı düşünebiliyor musunuz? Tabii bu sorun karşımıza sadece isim örneğinde çıkmayabilir. Örneğin semt ve şehir bilgisinden oluşan bir alanı ikiye bölmemiz gerekebilir.

Bu soruna pek çok farklı çözüm getirilebilir. Bunlardan en kolayı, Excel’in Text to Columns (metinleri sütuna çevir) komutu. Tek yapmanız gereken, bölmek istediğiniz hücreleri işaretleyip, Data/Text to Columns komutunu çalıştırmak. Bundan sonra gerçekleştirmeniz gereken iki adım kalıyor. İlk adımda metni nasıl bölmek istediğinizi karar vermelisiniz. Delimited seçeneği metni belirleyici karakterlerle bölmenizi sağlarken, Fixed Width seçeneği sabit boylarda bölmeleme yapmanızı sağlar. Genellikle işe yarayacak olan seçenek Delimited seçeneğidir. Eğer bu seçeneği seçerseniz, bir sonraki adımda metnin hangi karakterlere göre ayrılacağını belirliyorsunuz. Fixed Width seçeneğini seçerseniz, elinizle sütun genişliklerini belirliyorsunuz.

KÜÇÜK KÜÇÜK NOTLAR

İçeriği karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir. Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hücredeki formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de bulunan Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not eklemek için Insert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir. Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz. Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik olarak çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz!

KOLAYCA DOLAN HÜCRELER

Hücreler belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer seriniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin. Eğer sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur. İşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır.

VERİLERİ TOPARLAYIN

Büyük bir veritabanıyla çalışırken ara toplamlar alarak genel durumu gözlemek ve raporlamak isteyebilirsiniz. Bu ara toplamlar için elinizle ayarlamalar yapabilirsiniz tabii, ama bu işi otomatik olarak Excel’e yaptırmak daha kolaydır. Şimdi adım adım bir veritabanında ara toplam alma işlemine göz atalım. Önce bir veritabanımız olması gerekli. Bunun için örnek olarak şekildeki gibi bir veritabanı kullanalım. Veritabanımızda Satış no, Tarih, Ürün, Birim Fiyat, Miktar ve Toplam olmak üzere 6 alan var. Burada bir mağazanın satışlarını tuttuğumuzu varsayalım. Excel’de ara toplam alırken dikkat etmemiz gereken bir nokta vardır. Excel, ara toplam almak istediğimiz kaydın her değimesinde yapmak istediğimiz işlemi gerçekleştirecektir. Bu sebeple veritabanının şu anki halinde toplam almaya kalkarsak Ürün alanındaki verinin her değişmesinde yeni bir toplam oluşturacaktır. Bunun çözümü, veritabanını ara toplam almak istediğimiz alana göre sıralamaktır. Sıralama işlemini veritabanı içindeyken Data/Sort komutuyla gerçekleştiriyoruz. Sort By kutucuğunda Ürün alanını seçerek tüm veritabanını Ürün’e göre sıralıyoruz.

Artık ara toplamı alabiliriz. Excel’de bu işlemi Data menüsündeki Subtotals komutuyla gerçekleştireceğiz.

Açılan diyalog kutusunda temel olarak üç ana noktayı belirtmemiz gerekli. Önce hangi alanın değişiminde ara toplam alınacağını At Each Change In kutusunda, ara toplamda hangi fonksiyonun kullanılacağını ise Use Function kutusunda (görüldüğü gibi işlemin adı ara toplam ama herhangi bir fonksiyon da kullanılabilir), bu fonksiyonun uygulanacağı alanları da Add Subtotal to kutusunda belirteceğiz. Biz örneğimize uygun bir şekilde sırasıyla Ürün, Toplam ve Toplam seçimlerini yapıp OK’e tıklayalım. Bir kere ara toplam oluşturduktan sonra tablo alanının solundaki eksi ve artı işaretlerine tıklayarak veya aynı yerdeki 1, 2 ve 3 butonlarından birini seçerek çeşitli seviyelerde gösterim sağlayabiliriz.

Şimdi aylara göre toplam satış sayılarını öğrenmek istediğimizi düşünelim. İlk yapmamız gereken bir önceki ara toplamı kaldırmaktır. Bunu da Subtotals diyalog kutusundaki Remove All butonuyla gerçekleştirebiliriz. Daha sonra veritabanımızı tarihe göre sıralamalı ve Subtotals diyalog kutusunda sırayla Tarih, Toplam ve Miktar seçeneklerini işaretlemeliyiz. Sonucu şekilde görebilirsiniz. Artık veritabanınız ne kadar karışık olursa olsun, istediğiniz ara toplamı oluşturabilirsiniz.

EXCEL’DE FONT LİSTELERİ
 

Excel’in nesne modellemesi, bir yazıtipi adları seçkisini içermediğinden, sadece Excel’i kullanarak böyle bir tablo yaratmanın kolay bir yolu yok.

Ancak makinenizde Word de varsa, bu işi Nesne Bağlama ve Gömme Teknolojisi’nden (OLE) faydalanarak yapabilirsiniz.

Şekildeki program kodunun ilk satırı, Word uygulamasını bir nesne değişkenine dönüştürür. Böylece, bu ilk komutu izleyen komutlar Word’ün nesne modelini, FontNames (Yazıtipi Adları) seçkisi de dahil kullanabilir. For Each döngüsü, her yazıtipi adını bir sütuna ve bu yazıtipine denk örneği de komşu sütuna yerleştirir. For Each döngüsünün devamındaki komut, sonuç tablosunda yazıtipi adlarını ve onlara bağlı yazıtipi örneklerini alfabetik olarak dizmeye yarar.

Bu işlemler sırasında Word’ün açık olması gerekmez, sadece sistemde kurulu olması yeterlidir. Bu makro, belgede başka bir verinin olup olmadığına bakmayacağından, hesap tablosunun boş bir sayfasında uygulanmalıdır.

SATIRLARI İSTİLA EDEN DEĞERLER
 

Excel tam bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gireceğimiz formül

=ENÇOK_OLAN(B2:B8)

şeklinde olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır.

BIR HÜCRENİN İÇERİĞİNİ GRAFİK BAŞLIĞI OLARAK KULLANMAK

Önce işleri garantiye almak için Çizim araç çubuğunu görüntüleyin. Bunun için de araç çubuklarının bulunduğu yerde boş bir alana sağ fare düğmesi ile tıklayın, ekrana gelecek olan menüden Çizim komutunu çalıştırın.

Excel grafiğinizin üstüne tıklayarak seçili duruma getirin. Çizim araç çubuğundan metin aracının düğmesine basın. Sürükle ve bırak yönetimini kullanarak Excel grafiğinin üzerine görüntülemek istediğiniz metnin yer alacağı alanı çizin. Daha sonra Excel penceresinin üst tarafındaki Formül çubuğunun içindeki boş beyaz alana tıklayın. = (eşittir işareti) yazın. İçeriğinin görüntülenmesini istediğiniz hücrenin üzerine fare ile tıklayın.

Enter tuşuna bastığınızda üzerine tıkladığınız hücrenin içeriği grafiğin üstündeki metin kutusuna transfer edilecek. Dosyayı kaydedin. Artık bu hücreyi her değiştirdiğinizde grafiğin başlığı da hücrenin içeriğine göre otomatik olarak değiştirilecektir.

SIFIRLARLA SOLA DAYAMA

 

Excel metinleri alırken sayılara benzettiği satırları otomatik olarak sayı şeklinde formatlar. Eğer bu metin satırının içerisinde sizin örneğinizde olduğu gibi solda sıfırlar varsa, Excel bu sıfırları siliverir. Programcılar bunun kolaylık olsun diye sisteme eklenmiş bir özellik olduğunu söylüyorlar, ancak sizin durumunuzda tam tersi söz konusu.

Bunun için yapmanız gereken sütunun tamamını seçili duruma getirmek, arkasından Ctrl + 1 tuşlarına basarak hücre formatlama diyalog kutusunu ekrana getirmek. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Sayı bölümüne gelin. Kategori listesinden "isteğe uyarlanmış" seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ tarafta görülen TÜR isimli metin kutusuna gelin ve dokuz adet 0 yazın.

Tamam düğmesine bastığınızda sayılar uygun şekilde formatlanacaktır. Bu dosyayı CSV olarak kaydettiğinizde sayı formatı kullanılmış olduğu için dosyanın içerisindeki sütunlardaki sıfırlar atılmayacak, ekranda ne görüyorsanız dosyaya da o kaydedilecektir.

EXCEL SAYFALARINI BİRLEŞTİRMEK

Bir Excel çalışma kitabının içerisinde bulunan bir veya daha fazla çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabına almak istiyorsanız, bütün yapacağınız önce hedef, daha sonra da kaynak Excel çalışma kitabını açmak. Daha sonra Pencere menüsünden Yerleştir * Yatay komutunu çalıştırarak iki dosyanın da içeriğinin ekranda görünmesini sağlayın.

Kopyalamak ya da taşımak istediğiniz çalışma sayfalarının alt tarafında bulunan sayfa TAB'larından fare ile tutun ve hedef Excel çalışma kitabının üzerine bırakın.

Bu işlemi yaptığınızda sayfayı taşımış olacaksınız. Eğer sayfayı kopyalamak, yani orijinalini kaynak çalışma kitabında bırakmak istiyorsanız sürükle ve bırak işlemi sırasında CTRL tuşuna basın ve basılı tutun. Sürüklenen simgenin yanında bir + (artı) işareti belirecektir. Bu işaret sayfanın "kopyalandığını" gösterir.

KESİRLİ SAYILARLA ÇALIŞMAK

Bu isteğinizi başarmak için sayılar yıldızlı olarak yazıp daha sonra bir makro yardımı ile bul-değiştir şeklinde boşluklara dönüştürme yoluna gidebilirsiniz. Ancak yıldız karakterini direkt olarak arattırıp bulduramazsınız, çünkü Excel yıldız işaretine wildcard (bir veya birden fazla harfin yerine geçen bir işaret) uygulaması yapar.

Bu yüzden yıldız karakterini arattırırken ~* şeklinde bir notasyon kullanmalısınız. Aşağıdaki makro gerekli işlemi yapmaktadır.

Sub arabul()

Selection.Replace "~*", " "

End Sub

Bu makroyu yaratmak ve her Excel oturumunda açılmasını ve aktif olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları takip edin:

1. Ctrl + N tuşlarına basarak yeni ve boş bir Excel belgesi açın.

2. Alt + F8 tuşlarına basın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda makro ismi olarak "arabul" (tırnaklar yok) yazın ve Yarat düğmesine basın.

3. Makronuzun Sub ve EndSub bölümlerinin gösterildiği Visual Basic makro düzenleyicisi ekrana gelecek. Burada iki satır arasına Selection.Replace "~*", " " yazın.

4. Alt + F4 tuşlarına basarak Visual Basic makro düzenleyicisi penceresini kapatın.

5. Ctrl + S tuşlarına basın.

6. Dosyayı Personal.xls adında C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart klasörüne kaydedin.

DEVRİK DÖNÜŞÜM FONKSİYONUN PRATİK KULLANIMI

Bir Excel dosyanız var ve veriler sütunlarda dizilmiş olarak görüntüleniyor. Ancak siz bu sütunlardaki verileri satırlara dönüştürmek istiyorsunuz. Aynen yan taraftaki resimde görüldüğü gibi. Ayrıca sütunlar ve satırlar arasındaki bağlantının da kopmamasını istiyorsunuz ki orijinal sütunlar değiştirildiğinde diğer satırlar da otomatik olarak güncellensin.

Bunu yapmak için Excel'in DEVRİK-DÖNÜŞÜM() formülünü kullanabilirsiniz. Yandaki örnekte görülen basit hesap tablosuna bir göz atın. Burada A1:C6 alanı, devrik dönüştürülme yöntemi ile E9:J11 alanına kopyalanmıştır. Kopyalama dinamik link şeklinde olduğu için, kaynak alanda herhangi bir hücreyi değiştirdiğinizde, bu değişiklik anında hedef alanda da kendisini gösterecektir. Bu işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip ettik:

1. A1:C6 alanına gerekli verileri girdik.

2. E9:J11 alanını seçili duruma getirdik.

3. Formül çubuğunda formül olarak =DEVRİK_DÖNÜŞÜM(A1:C6) yazdık, ancak bu formül bir dizi formülü olduğu için Ctrl + Shift + Enter tuşlarına bastık.

Bu işlemleri yaptığımızda sütunlar satırlara dinamik olarak aktarıldı. Yukarıdaki adımların en önemlisi 3. Adımda formülü yazdıktan sonra Ctrl + Shift + Enter tuşlarına basmak. Direkt olarak Enter tuşuna basarsanız formül çalışmayacaktır.

EXCEL HÜCRELERİNDE NOTLAR

Excel hücrelerine küçük sarı post-it benzeri notlar ekleme seçeneği oldukça faydalı. Özellikle de bir Excel tablosunu iş arkadaşlarınızla beraber ağ üzerinde çalışıyorsanız. Örneğin bir Excel tablosunu arkadaşınıza gönderdiğinizde dikkat çekmek istediğiniz bir bölüme ufak bir not düşüyorsunuz, arkadaşınız bu hücrenin üzerine fare imlecini getirdiğinde sizin bırakmış olduğunuz notu okuyor ve ona göre hareket ediyor. İletişim kopukluğundan doğan hatalara meydan vermemiş oluyorsunuz.

Bir hücreye Comment adı verilen notlardan eklemek için önce ekleyecek olduğunuz hücrenin üzerine gelin ve tıklayın. Daha sonra Ekle menüsünden Açıklama komutunu çalıştırın. Ekrana küçük sarı bir pencere açılacak ve buraya istediğiniz notu girebileceksiniz. İşinizi bitirdiğinizde Excel belgesinde boş herhangi bir yere tıklayın, açıklama kutusu kapatılacaktır. Hücrenin kenarında kırmızı bir üçgenciğin durduğunu göreceksiniz. Bu hücreye bir açıklama eklenmiş olduğunu gösterir. Eğer fare imlecini hücrenin üzerine getirirseniz, sarı açıklama notçuğunun ekranda gösterildiğine şahit olacaksınız.

EXCEL DOSYALARINIZI HTML OLARAK KAYDETMEK

Office 97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüsünü açın. Eğer menüde "HTML olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi sisteminize yüklenmiştir.

Eğer sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun (Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın.

Yükleme işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın. Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Dosyamızda bir veri alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım.

Ekrana Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna basın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları yukarı ok yardımı ile listede yukarıya taşıyabilirsiniz.

HTML dosyasına yazılacak olan veri alanlarını bu adımda belirledikten sonra İleri düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar İleri düğmesine basarak üçüncü adıma geçelim.

Bu adımda HTML dosyasının genel görünüşünün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak girebilirsiniz.

Bu ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız başarılısınız demektir.

KÜÇÜK OFFICE PÜFLERİ

lEğer bir klasördeki birden fazla Office belgesini bir kerede açmak istiyorsanız Dosya Aç diyalog kutusunda dosya isimlerini görünce Ctrl tuşu ile isimlere tek tek tıklayın, isimler seçili duruma geleceklerdir. Aç düğmesine basın, belgelerin hepsi sırayla açılacaklardır.

Araç çubuklarındaki düğmeleri ALT tuşuna basıp basılı tutup düğmeyi fare ile sürükleyerek yeni araç çubuklarına taşıyabilirsiniz.

Office programlarının çizim araç çubuğundan Elips veya Dikdörtgen şekillerini kullanırken tam bir daire veya tam bir kare yapmak istiyorsanız çizimi yaparken SHIFT tuşuna basın ve basılı tutun. Kare veya dairenin ortadan başlayarak çizilmesini sağlamak için de CTRL + SHIFT tuşlarına basılı tutun.

Soyadı standart olmayan dosyaları metin olarak kaydederken soyadının arkasına TXT eklenmesini engellemek için dosya adını "DENEME.XXX" gibi olacak şekilde tırnak işaretlerinin arasına alın.

Office belgelerindeki resim veya çizimleri en-boy oranın yamultmadan büyütmek veya küçültmek için boyutunu değiştirirken CTRL+SHIFT tuşlarına basılı tutun.

Excel'de bir dizi hücreye tek bir isimle referans vermek için hücreleri seçili duruma getirin ve CTRL + F3 tuşlarına basın.

Excel'de seçtiğiniz bir alanın grafiğini hızlıca görüntülemek için F11 tuşuna basın.

Excel'de satırları hızlıca gizlemek için gizlenecek olan satırları seçin ve Ctrl+9 tuşlarına basın. Sütunları gizlemek için de Ctrl+0 tuşlarını kullanın.

Excel ve AutoFilter
 

Nasıl yapılacağını öğrenmek istediğiniz işlem Excel'in Autofilter yani otomatik filtreleme özelliğine uygun düşüyor. Diğer okuyucularımızın faydalanabilmesi için yukarıda örnek bir tablo hazırladım. Varsayalım sizin istediğiniz bu tabloda Kadıköy bayisinin hangi tarihte ne kadar satış yaptığını bulmak olsun. Önce verilerimize otomatik filtreleme uygulamalısınız. Bunun için önce sütunları seçili hale getirin. Data * Filter menüsünden Autofilter seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artı bu kutucuklardan filtreleme kriter seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Örnek işlemi yapmak için bayi bölümündeki kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Şimdi Ortaköy bayisini seçin. Bu seçimi yaptıktan sonra, hesap tablosunda, Ortaköy bayisinin adı geçmeyen satırların yükseklikleri 0 yapılacaktır. Doğal olarak da sadece Ortaköy bayiisinin satış bilgilerini ekranda göreceksiniz. AutoFilter seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda "custom" seçeneğini tercih ettiğinizde ekrana "Custom AutoFilter" diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak seçiminize büyüktür,küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz.

Herhangi Bir Hesap Tablosunda Sayıları Kısaltmak
Diyelim ki kırpmak istediğiniz sayı A1 hücresinde yer alıyor. Herhangi bir hücreye gireceğiniz aşağıdaki formül hemen hemen bütün hesap tablosu programlarında çalışacaktır.

@int(A1*100)/100

Eğer sadece 123 for Windows kullanıyorsanız bu programın @trunc fonksiyonundan da yararlanabilirsiniz. Herhangi bir hücreye gireceğiniz

@trunc(A1,2)

formülü istediğiniz değeri verecektir.

EXEL VE SERİLER
Bir sütunu belli bir farka artan sayılarla doldurmak mı istiyorsunuz? Bunun için alt alta sayıları yazmanıza veya toplama-çıkartma formülleri ile uğraşmanıza gerek yok. Diyelim ki 0’dan başlayarak beşer beşer yazdıracaksınız. Önce birinci hücreye 0 altındaki hücreye de 5 yazın. Daha sonra bu iki hücreyi fare ile seçili duruma getirin. Seçili duruma getirdiğiniz hücrelerin alt sağ tarafında küçük bir karenin çıktığını göreceksiniz. Fare imleci ile bu karenin üzerine gelin ve işareti tutarak aşağı doğru sürükleyin, sütundaki değerlerin bitmesini istediğiniz yerde durun, fare düğmesinden elinizi çekin. Seçili duruma gelmiş olan alan otomatik olarak bir seri biçiminde doldurulacaktır. Anlatırken biraz karışık gibi görünen bu yöntemin, eliniz alıştıktan sonra aslında ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz ve bir kere alıştıktan sonra vazgeçemeyeceksiniz. Aynı seri mantığı Türkçe Excel için Aylar, tarihler ve haftanın günleri için de geçerlidir. Yani Ocak yazdıktan sonra fare ile çekiştirerek Excel’e otomatik olarak Şubat, Mart vs.. yazdırabilirsiniz.

 

Excel ve EĞER formülü
Yandaki gibi bir hesap tablonuzun olduğu varsayalım. Burada A ve B sütunlarında yazan değerleri toplayıp D sütununa yazıyoruz. Sizin istediğiniz D sütunundaki değerin 100’den fazla olması durumunda buraya 100 yazılması olduğuna göre D sütununda ufak bir IF formülü kullanmamız gerekiyor. Burada yazmamız gereken formül ise Türkçe Excel’lerde =EĞER((C3+B3)>100,100,C3+B3) veya İngilizce Excel’lerde =IF((C3+B3)>100,100,C3+B3) formülü. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

IF (Microsoft’çular Ofis uygulamalarını Türkçeleştirirken hızlarını alamamışlar, yeni Excel’de fonksiyonlar bile Türkçe netekim) formülünün kullanım mantığı çok basittir. Parantez içinde virgülle ayrılmış üç alan bulunmaktadır. Birincisinin içine sonucu karşılaştırılacak olan işlemi, ikincisine işlem doğru ise basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi, üçüncü bölüme ise sonuç yanlış olduğunda basılacak olan değeri veya yapılacak olan işlemi yazarsınız. IF fonksiyonu duruma göre uygun değeri alacaktır.

BİR SÜTUNDA KAÇ TANE?

Bu örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan formül

=EĞERSAY(A:A;B1)

şeklinde. Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var? Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali" olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor.


 

Uzun İsim vermeyin
Excel'de dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk anda cazip gelebilir. Fakat bu durumda isim verme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kısa olmasına dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içinde maksimum 255 karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki uzun alan isimleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan formülünüz 255 karakteri aşacaktır.

 

EXCEL'de Sıfır Atma
 

Excel'de yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma tablosunun geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz. Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesini yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000 olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir.

Excel'de Bazı İstatistiki Fonksiyonların Kullanımı
Aşağıdaki örneklerle sorduğunuz fonksiyonların kullanımlarını veriyoruz.

Kombinasyon: Örnek: Elektronik cihazlar imal eden bir fabrikada 10 elektronik tüpten meydana gelen bir grup mamülden ikişerli numuneler seçilecektir. Kaç farklı numune grubu teşkil edileceğini Excel'de şöyle bulabilirsiniz. Sıra önemli olmadığından numune grupları birer kombinasyondur. Buna göre problemin çözümü =COMBIN(10,2) formülü ile bulunacaktır.

45 grup olarak verilir.

Kikare değeri: İstatistikle ilgilenen herkesin bildiği kikare tablosunu kullanmaya Excel =CHIDIST fonksiyonu ile artık gerek yoktur. Bir değerin (18.307) serbestlik derecesi 10 olan dağılımındaki kikare değeri =CHIDIST(18.307,10) formülü ile 0.05 olarak bulunur.

Frekans Hesaplama: Çalışma tablosunda A1:A9 alanında, sırayla 79, 85, 78, 85, 83, 81, 95, 88, 97 değerleri olduğunu varsayalım. Bunları gruplamak, sonra da gruplara kaçar değer düştüğünü hesaplamak istiyorsanız C4:C6 alanında bulunan sayılara (70, 78, 79) göre grup aralıklarını belirleriz. Daha sonra gruplara kaçar eleman düştüğünü =FREQUENCY(A1:A9,C4:C6) ile hesaplayıp, 0, 2, 5, 2 frekanslarını buluruz.

F Değeri: İstatistikle ilgilenen herkesin bildiği iki serbestlik derecesine göre hazırlanmış F tablosunu kullanmaya Excel =FDIST fonksiyonu ile artık gerek tok. Bir değerin (15.20) serbestlik dereceleri 6,4 olan dağılımdaki

F Değeri =FDIST (15.20,6,4)

formülü ile sonuç 0.01 olarak kolayca bulunur.

Hesaplamalar için F9 tuşunu kullanın

Formül uygularken, yazdığınız formüllerin sadece sonucunu görmek için F9 tuşuna, eğer sonucu aktif hücrede görmek istiyorsanız Enter tuşuna, formülü tamamen silmek için ise ESC tuşuna basmanız gereklidir. Excel kullanıcıları Formülün bir kısmını fareyle belirtip F9 tuşuna basarak sadece o kısmı hesaplatabilme şansına sahiptir.

Çalışma tablolarınızı isimlendirin

Lotus 1-2-3 R4.0, Excel 5.0 ve Quattro Pro 1.0 ile %.0 hesap tablolarının açık olan sayfaları birer tabla işaretlenmiştir. Bu tablar size sayfadan sayfaya atlama, kullanacağınız sayfayı seçme gibi olanaklar sunar. Tabii tablara açıklayıcı isimler vererek onları daha kullanışlı hale getirebilirsiniz. İsim vermek için tab'a çift tıklamak yeterlidir. (Quattro Pro için sağ fare tuşuna basılmalıdır.) Kullanacağınız isimler 1-2-3 ve Quattro Pro için 15, Excel için 31 karakter uzunluğunda olabilir.

Büyük alanları seçmenin kısa yolu

Eğer büyük bir veri alanına ihtiyacınız varsa fare ile kaydırarak bütün veriyi seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için Ctrl-* veya Ctrl-Shift-8 tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı oluşturacaktır.

Kısa yoldan formül silme

Formül barında, formül düzenlerken, bazı karakterleri silmek istediğinizde bu karakterleri seçip Delete tuşuna basabilirsiniz yada her zamanki gibi BackSpace tuşunu kullanabilirsiniz. Peki tamamını hiçbir şey seçmeden Ctrl-Delete tuşlarını kullanarak silebileceğinizi biliyor muydunuz? Bunun için imleci satırın başına geçmeniz yeterli. Çünkü bu komut imlecin bulunduğu yerden sonuna kadar tüm bölümü siler.

Sayı formatlama

Çok az kullanıcı Excel'in sayı formatlama araçlarını tam anlamıyla kullanır. Örneğin * işareti girilecek karakterin sütun genişliği doluncaya kadar tekrarlanmasını sağlar. Varsayalım ki negatif sayıları parantez içinde kullandığınız, finansal bir tablo yaratıyorsunuz ve açma parantezinin, hücrenin soluna yaslanmasını istiyorsunuz. Eğer Excel 4.0 kullanıyorsanız Format menüsünden Number komutunu Excel 5.0 kullanıyorsanız Format menüsünden Cells'i buradan number'ı seçin.Çıkan diyalog kutusunda All yada Number kategorileri için #,##0,00_);(#,##0,00) formatını seçin. Yeni modu girmek için Code Penceresini tıklayın ve açma parantezinden sonra bir * ve bir boşluk ekleyin. Bitirmek için OK tuşuna basın.

Formül sonlarına açıklamalar eklemek
 

Formüllerinize açıklamalar eklemek hesap tablonuzu daha anlaşılır hale getircek ve ihtiyacınız olursa değişmeleri daha kolay yapmanızı sağlayacaktır. Quattro Pro (1.1 ve 5.0 ile) 1-2-3'de (1.1 ve 4.0 ile) açıklamalarınızı formülden sonra bir ";" kullanarak yazabilirsiniz. Excel 5.0'da açıklamalarınızı hücre ismi olarak, veya hücre notu olarak girebilirsiniz. Bunun için INSERT&Name/ veya Note komutlarını da kullanabilirsiniz.

Ortalamaya Yakın Sayı
 

Diyelim ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü

=INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE_
(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0)

şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına basınız. Formülün işleyişine gelince; ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)) kısmı, array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir. MIN sapmalar içinde en küçüğünü bulur. MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur. Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna gönderir.

Ekranı büyütmenin başka bir yolu.
Çoğu kullanıcı Windows'ta çalışırken ekranın sağ üst köşesindeki oklu kutuya tıklayınca pencerenin tüm ekranı kapladığını bilir. Yine çoğu kullanıcı Döküman ismi bulunan çubuklara çift tıklama ile dökümanın maksimize edildiğini bilir. Excel hesap tablosu yazılımı bize bize üçüncü bir yol daha sağlıyor. Eğer ekranın sağ alt köşesindeki küçük kareye çift tıklarsanız Excel penceresinin tam ekrana yayılmasını sağlarsınız

 

Bu Metin Bizi Sardı
 

Elbette mümkün. Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seçili duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili diğer seçenekleri de bulacaksınız.

 

 

 

SAYILARI YAZIYA ÇEVİREN Excel makrosu
NO Problem köşemize gelen mektuplardan, Türkiye'deki Excel kullanıcılarının hemen hemen hepsinin sayıları yazıya çeviren bir makrodan hoşlanacağı sonucu çıkıyor. Biz de boş durmadık tabii. Test merkezi sorumlusu Tolga arkadaşımız sizler için sayıları yazıya çeviren bir Excel fonksiyonu hazırladı. Aşağıda dökümü görülen makroyu Excel'e girdiğinizde fonksiyonunuz hazır olacak. Bir hücredeki sayıyı yazıyla yazdırmak için bütün yapacağınız

=YAZIYLA(hücre adı)

komutunu girmek olacaktır. Makromuz katrilyona kadar olan sayıları Türkçeye çevirip yazı ile görüntülüyor.

Makroyu Nasıl Kuracaksınız?
Boş bir Excel belgesi açın. Ekle menüsünden Makro * Modül komutunu çalıştırın. Ekrana boş bir modül penceresi gelecektir. Aşağıdaki satırları bu pencereye aynen yazın. Excel belgesini kaydedin. Artık bu Excel belgesinin çalışma sayfalarında =YAZIYLA() fonksiyonunu kullanabilirsiniz.

Makronun dökümü

Dim b$(9)
Dim y$(9)
Dim m$(4)
Dim v(15)
Dim c(3)
 
Function Yaziyla$(sayi)
 
b$(0) = ""
b$(1) = "Bir"
b$(2) = "İki"
b$(3) = "Üç"
b$(4) = "Dört"
b$(5) = "Beş"
b$(6) = "Altı"
b$(7) = "Yedi"
b$(8) = "Sekiz"
b$(9) = "Dokuz"
 
y$(0) = ""
y$(1) = "On"
y$(2) = "Yirmi"
y$(3) = "Otuz"
y$(4) = "Kırk"
y$(5) = "Elli"
y$(6) = "Altmış"
y$(7) = "Yetmiş"
y$(8) = "Seksen"
y$(9) = "Doksan"
 
m$(0) = "Trilyon"
m$(1) = "Milyar"
m$(2) = "Milyon"
m$(3) = "Bin"
m$(4) = ""
 
a$ = Str(sayi)
If Left$(a$, 1) = " " Then pozitif = 1 Else pozitif = 0
a$ = Right$(a$, Len(a$) - 1)
For x = 1 To Len(a$)
  If (Asc(Mid$(a$, x, 1)) > Asc("9")) Or (Asc(Mid$(a$, x, 1)) < Asc("0")) Then GoTo hata
Next x
If Len(a$) > 15 Then GoTo hata
a$ = String(15 - Len(a$), "0") + a$
For x = 1 To 15
  v(x) = Val(Mid$(a$, x, 1))
Next x
 
s$ = ""
For x = 0 To 4
  c(1) = v((x * 3) + 1)
  c(2) = v((x * 3) + 2)
  c(3) = v((x * 3) + 3)
  If c(1) = 0 Then
    e$ = ""
  ElseIf c(1) = 1 Then
    e$ = "Yüz"
  Else
   e$ = b$(c(1)) + "Yüz"
  End If
  e$ = e$ + y$(c(2)) + b$(c(3))
  If e$ <> "" Then e$ = e$ + m$(x)
  If (x = 3) And (e$ = "BirBin") Then e$ = "Bin"
  s$ = s$ + e$
Next x
 
If s$ = "" Then s$ = "Sıfır"
If pozitif = 0 Then s$ = "Eksi" + s$
Yaziyla$ = s$
GoTo tamam
hata: Yaziyla$ = "Hata"
tamam:
End Function

TAM HÜCRE BOYUTUNDA BİR KARE
EXCEL hesap tablolarınızda tam hücre boyutlarında bir dikdörtgen çizmenin en kısa yolu nedir biliyor musunuz. Önce boyutlarını kullanacağınız hücre veya hücreleri seçili duruma getirin. Daha sonra Çizim araç çubuğunda Gölge düğmesine basın, açılacak olan menüden birinci gölge tipini seçin. Excel seçmiş olduğunuz hücreleri bir dikdörtgen çerçeve içerisine alacak ve gölge atacaktır. Dikdörtgen çerçeveyi tekrar seçili duruma getirin. Araç çubuğunda Gölge düğmesine basın ve açılacak olan menüden Gölge Yok komutunu çalıştırın. Ekranda seçmiş olduğumuz hücrelere boyutunda bir dikdörtgen kaldığını göreceksiniz.

HÜCRE ÇİZGİLERİNİ GÖSTERMEK/GİZLEMEK
BİR Excel tablosunda çalışırken hücrelerin boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağk bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kılavuz çizgileri görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. 1) Araçlar menüsünden Özelleştir komutunu çalıştırın. 2) Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gidin. 3) Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun.  4) Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın. 5) Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın.

Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz.

OTOMATİK ALAN İSİMLERİ
BİR Excel tablosunda doldurduğunuz bir listede işlem yapmak istiyorsanız, alan adlarını kullanarak bir grup hücre üzerinde işlem yapabilirsiniz. Bunun için Excel'in otomatik alan adı atama seçeneğini kullanabilirsiniz. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi A1:B5 arasında bir tablonuz olduğunu varsayalım. Burada A2:A5 arasını isim, B2:B5 arasını da soyadı alanı olarak otomatik belirleyebilirsiniz. Bunun için A1:B5 arasını seçili duruma getirin ve Ctrl + Shift + F3 tuşlarına basın. Örnek resimde görüldüğü gibi ekrana bir diyalog kutusu gelecektir. Burada sütun başlıklarını isim olarak kullanmak istiyorsanız sadece üst satır seçeneğini aktif hale getirin ve tamam düğmesine basın. Bundan sonra artık isim alanını seçmek istediğinizde A2:A5 arası seçili duruma gelecektir. Özellikle kalabalık uzun tablolarda Excel'in bu kestirmesi çok kullanışlıdır.

EXCEL BELGELERİNİN NESNELERİ
EXCEL belgelerinizi çizimler, grafik nesneleri, Word belgelerinden alınmış bölümler ve resimler ile süslemiş olabilirsiniz. Ancak zaman zaman bir Excel tablosundaki sayılarda bazı değişiklikler yapmak istediğinizde bütün bu süsler size ayakbağı olacak ve sayfaları sağa sola, yukarı aşağı kaydırırken hızınızı yavaşlatacaklardır. Ancak bunu engellemenin basit bir yolu var, grafiklerinizi silmeden gizlemek. Excel'in belgeye gömülmüş bütün grafik öğelerini ve resimleri bir anda saklamasını istiyorsanız iki kere Ctrl + 6 tuşlarına basın. Bütün nesneler (çizimler dahil) saklanacak, ortada sadece sayılar kalacaktır. İşinizi bitirince nesneleri tekrar görüntülemek için tekrar Ctrl + 6 tuşlarına basmanız yeterlidir.

FORMÜLLERİ KOPYALAMANIN HIZLI YOLU
EXCEL'DE bir formül yazıp diğer hücrelere bu formülleri kopyalayarak hesap tabloları üretmek gerçekten oldukça pratiktir. Ancak bunun daha da hızlı bir yolu var biliyor musunuz? Yapacağınız şey önce birinci hücreye formülü girmek. Daha sonra hücrenin içerisine bir kere tıklamak ve hücrenin sağ alt tarafındaki + biçimli kutucuğa çift tıklamak. Bu işlemi yaptığınızda Excel hücrenin alt tarafını aynı formülle dolduracaktır, elbette sol tarafta boş bir hücreye rastlayana kadar. Bir formül daha da hızlı çoğaltılamaz, değil mi?

EXCEL BELGELERİNDE VURGULAMA
ÇALIŞMA arkadaşlarınız ile paylaşmakta olduğunuz Excel belgelerinizin belli bir bölümüne vurgulama yapmak istediğinizde Excel'in çizim aracının Otomatik Şekil seçeneklerini kullanabilirsiniz. Eğer çizim araç çubuğu ekranda görünür halde değilse araç çubuklarından herhangi birinin üzerine gelip sağ fare düğmesine basın, ekrana gelecek olan menüden Çizim komutunu çalıştırın. Excel belgenizi hazırlayın, daha sonra çizim araç çubuğunun Otomatik Şekil menüsünü açın, Belirtme Çizgileri bölümüne gelin. Burada zevkinize uygun bir konuşma balonu bulun, fare imlecini kullanarak belgenin uygun yerine konuşma balonunu çizin, içine yazacağınız metni girin ve formatlayın.

KAĞIT DÖKÜMLERİNİ ORTALAMAK
EXCEL belgelerinizi kağıda döktüğünüzde baskının ortalanmasını istiyorsanız kağıda dökmeden önce Dosya menüsünden Sayfa Yapısı komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Kenar Boşlukları bölümüne gelin. Burada Yatay ve Dikey ortalama seçeneklerini aktif hale getirin. Excel hesap tablonuzun içeriğini kağıda ortalayarak basacaktır. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

FORMÜL GİRMENİN KOLAY YOLU
EXCEL'İN artık  hesap tablolarında bir sütunun başlığından sütun içeriğini isimlendirecek kadar akıllandığını biliyor musunuz. Örneğin başlığı DENEME olan bir grup sayıyı toplamak istediğinizi varsayalım. Eskiden olsa bu sayıları ya =TOPLA(A1:A10) formülü ile toplar ya da bu sayı topluluğuna bir isim verir ve =TOPLA(isim) formülünü kullanırdık. Artık bunlara gerek yok. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir tablonun başlıklarını kullanarak Excel'e toplama işlemi yaptırabiliyorsunuz. Resim her şeyi anlatıyor, bütün yapacağınız toplamın yazılacağı hücreye gitmek ve =TOPLA(sütun_başlığı) formülünü kullanmak.

EXCEL İÇİNDE HESAP MAKİNASI
BASİT hesaplamalar yapmak için de Excel'in formülleri ile uğraşmaya değmez ki. Excel araç çubuğuna bir hesap makinesi simgesi ekleyip bu düğmeye basılınca Windows 95'in basit hesap makinesinin açılmasını sağlayarak işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli: Ê Herhangi bir Excel araç çubuğunun üzerine sağ fare düğmesi ile tıklayın ve Özelleştir komutunu çalıştırın.

GRAFİKLER VE SAYILAR YAN YANA
 

Hesap tablonuzda bir hata yok ve o ##### işareti bir hataya işaret etmiyor. Sadece hücre genişliği ile ilgili bir problem olduğunu gösteriyor. Hesap tablonuzun hücre genişliklerini ayarladıktan sonra büyük sayılar girerseniz, hücrenin içeriği o punto büyüklüğünde o hücrenin içerisinde o sayıyı görüntüleyemediği için bu tür bir problem çıkartıyor ve ##### işareti görüntülemekle yetiniyor.

Bu problemi hesaplamalarda hata yapmaz ancak mektubunuzda da belirttiğiniz gibi kağıda dökülen belgelerde çirkin görünümlere neden olur. Bu sorunu gidermenin en kolay yolu hücrelerin tamamını seçmek (CTRL + SHIFT + SPACE tuşlarına basarak) ve BİÇİM menüsünden SÜTUN * EN UYGUN GENİŞLİK komutunu çalıştırmaktır.

Bu işlemi yaptığınızda bütün hücrelerin genişliği değerlerinin tamamını en uygun şekilde gösterecek boyuta getirilecek ve kağıda dökerken karşılaştığınız problemlere "güle güle" demenizi sağlayacaktır.

EXCEL GRAFİKLERİNE YENİ DEĞERLER EKLEMEK

Bir Excel tablosunda kullanmakta olduğunuz bir grafiğe bir dizi yeni değer eklemek istediğinizde pek çok Excel kullanıcısının yaptığı gibi grafiği silip yeni verilerle bütün sütunları seçip grafik sihirbazını tekrar çalıştırmanız şart değil. Pek çok kullanıcı bunu yaptığı için grafiklerini her seferinde formatlamak için boşu boşuna zaman kaybederler. Halbuki Excel varolan bir grafiğe yeni veriler eklenmesini son derece kolaylaştırmıştır.

Aşağıdaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım.

Bu hesap tablosunda A2:B5 alanında dört satır veri bulunuyor. Peki biz bu grafiğe üç yeni satır eklemek istediğimizde ne yapacağız? Bütün yapacağımız verileri orijinal verilerin altına eklemek. Bu satırları ekledikten sonra da bu yeni verileri grafiğe tanıtmak. Bunun için de yeni eklemiş olduğunuz verileri seçili duruma getireceksiniz. Daha sonra seçimin kenarlarında herhangi bir yere sol fare düğmesine ile sürükleme ve bırakma yapmanız gerekli. Aynen hücreleri kopyalar veya taşır gibi. Ancak bu sefer taşıyacağınız yer direkt olarak olarak grafiğin üzeri olacaktır. Fare düğmesinden elinizi çektiğinizde grafik otomatik olarak bu yeni verileri de bünyesine ekleyecek, boyutlarını otomatik olarak ayarlayacaktır.

Böylece grafiğinizin formatını, yerleşimini veya herhangi bir özelliğini değiştirmeden yeni verileri almış olacaksınız.

GİZLİ HÜCRELERİ KOPYALAMAK İSTEMİYORUM

Excel kopyalama yapmadan önce sadece görünür hücreleri seçili duruma getirmenize imkan sağlayan bir komuta sahiptir. Ancak bu komut son derece diplerde gizlenmekte olduğundan pek çok kullanıcı bu seçeneğin farkına varmaz. Gizli hücreler içeren bir Excel belgesinde sadece görünür hücreleri seçili duruma getirmek için aşağıdaki adımları takip edin:

1. Gizli hücreler de dahil olmak üzere kopyalamak istediğiniz bütün hücreleri seçili duruma getirin.

2. tuşuna basın.

3. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ÖZEL düğmesine basın.

4. Açılacak olan yeni diyalog kutusunda "Yalnızca görünür hücreler" seçimini aktif hale getirin ve ENTER tuşuna basın.

5. Control + C tuşlarına basarak kopyalayın.

6. Yapıştıracağınız hücreye gelin ve ENTER tuşuna basın.

Bu adımları takip ettiğinizde sadece görünür hücrelerin kopyalandığına şahit olacaksınız. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.

KOMUTLARI DÜĞMELEŞTİRMEK

BİR önceki mektuba verdiğimiz cevap Excel'in menülerinde veya araş çubuklarında olmayan, dolayısı ile de kullanıcıyı birkaç adım atmak zorunda bırakan bir püf noktası içeriyordu. Elbette bu adımları basitleştirmek boynumuzun borcu, bu yüzden hemen hemen bütün Excel komutları içeren bu püf noktasını vermenin zamanının geldiğini düşünüyorum. Sık kullanacağınız ancak Excel'in menü veya araç çubuklarında olmayan bir komutu bir düğme olarak Excel araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. Buradaki örnek, bir önceki püf noktasında anlatılan "yalnızca görünür hücreler" seçeneği için anlatılmıştır, siz diğer komutları eklemek için minik tefek bazı değişiklikler yapmalısınız.

1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde boş bir yere gidin ve sağ fare düğmesine basın.

2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın.

3. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gelin, listeden Düzen komutunu seçili duruma getirin.

4. Bu işlemi yaptığınızda sağ taraftaki listede Düzen komutunun seçenekleri görüntülenecektir. bu listede aşağı doğru kayaraktan "görünür hücreleri seç" seçeneğini bulun ve seçili duruma getirin.

5. Bu seçeneği fare ile sürükleyerek herhangi bir araç çubuğunun üzerine getirin ve bırakın. Bıraktığınız yerde bir düğme oluşacaktır.

Artık bu düğmeyi kullanarak sadece görünür hücrelerin seçilmesini sağlayabilirsiniz.

DÜĞMELERİN TANIMLARINI DEĞİŞTİRMEK

DÜĞMELERDEN başladık, düğmelerden devam edelim derim. Herhangi bir Excel araç çubuğundaki düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekletirseniz sarı minik bir açıklamanın ekrana geldiğini görürsünüz. Genelde komutun adını içeren bu açıklamayı istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi biliyor musunuz.

Yine bir önceki örnekte oluşturduğumuz "sadece görünür hücreleri seçme" düğmesinin açıklamasını "bu düğmeye tıkladığınızda sadece görünür durumdaki hücreler seçilir, gizli hücreler seçilmez" şeklinde bir pehlivan tefrikası yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde sağ fare düğmesine basın.

2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. Özelleştir diyalog kutusu açılacaktır.

3. Açıklamasını değiştirmek istediğiniz düğmenin üzerinde sağ fare düğmesine basın.

4. Ad bölümüne tıklayın, buradaki açıklamayı silin ve kendi açıklamanızı yazın.

5. ENTER tuşuna basın, Özelleştir diyalog kutusunu kapatın.

İşte bu kadar. artık bu düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekleyince yazmış olduğunuz açıklama görüntülenecektir. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz.